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Description des services
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Gestion externe complète
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Gestion externe à la carte
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Gestion autonome
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Les AVANTAGES de SolutionCondo.com
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Accès au logiciel web SolutionCondo.com qui fournit un Intranet privé pour votre syndicat de copropriétaires et qui vous donne accès à des outils facilitant la gestion de votre syndicat et la communication entre le conseil d’administration, les copropriétaires et le gestionnaire externe (s’il y a lieu).
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Utilisation des outils de communication du logiciel web le plus souvent possible afin d’être efficace dans les communications avec le conseil d’administration (C.A.) et les copropriétaires et pour limiter les coûts de papier pour le syndicat.
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Gestion administrative
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Préparer, convoquer et assister à l'assemblée annuelle des copropriétaires et rédiger les procès-verbaux selon la langue choisie (français et/ou anglais).
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Services au choix ; prix disponible sur demande (tarif forfaitaire ou à l’heure)
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Travail partagé par les membres du conseil d’administration (max 4 personnes)
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Préparer, convoquer et assister aux réunions du C.A. et rédiger les procès-verbaux selon la langue choisie (français et/ou anglais).
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Tenir les registres obligatoires prévus par la loi et d’autres registres utiles pour le syndicat de copropriété :
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registre des fonds de prévoyance
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registre des règlements de l’immeuble
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registre des copropriétaires et locataires
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registre des services de l’immeuble
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Recommander et proposer des amendements pour que les règlements de l’immeuble soient le reflet des volontés de l’assemblée des copropriétaires.
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Faire respecter les règlements de la déclaration de copropriété (avertissement verbal, communication écrite et prise de mesure disciplinaire si nécessaire).
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Recevoir les demandes des copropriétaires et les prioriser avec le conseil d’administration afin de régler en priorité les dossiers jugés les plus urgents.
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Compléter la déclaration annuelle identifiant les administrateurs de votre syndicat et l’envoyer au Registraire des entreprises du Québec dans les délais prescrits.
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Administrer le contrat d’assurance
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Gestion financière
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Préparer et présenter, aux fins de consultation, le budget annuel (opérations courantes et fonds de prévoyance) en accord avec les objectifs du conseil d’administration.
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Services au choix ; prix disponible sur demande (tarif forfaitaire ou à l’heure)
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Travail partagé par les membres du conseil d’administration (max 4 personnes)
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Lors d’une réunion du C.A., fournir les états financiers à jour aux membres du C.A. ainsi que la dernière conciliation bancaire.
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Préparer les chèques pour le paiement des fournisseurs. Les chèques devront être signés par au moins un membre du C.A. en plus du gestionnaire externe afin d’assurer un processus d’approbation adéquat des dépenses.
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Préparer et verser les salaires des personnes à l’emploi du syndicat (s’il y a lieu) et faire les remises des retenues à la source aux gouvernements.
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Faire annuellement les déclarations d’impôts du syndicat.
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Gérer les placements du fonds de prévoyance.
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Percevoir les charges communes, les cotisations spéciales (s’il y a lieu) et de toutes autres sommes dues au syndicat (ex : amende à un copropriétaire, réclamation d’assurances, etc.).
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Effectuer les rappels nécessaires pour percevoir les arrérages.
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Gestion opérationnelle
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Inspecter le bâtiment régulièrement.
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Services au choix ; prix disponible sur demande (tarif forfaitaire ou à l’heure)
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Travail partagé par les membres du conseil d’administration (max 4 personnes)
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Négocier les contrats d’entretien et de réparation de l’immeuble.
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Gérer le personnel à l’emploi du syndicat ou les sous-traitants embauchés (implique le recrutement, la formation, la supervision et le congédiement au besoin).
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Gestion des plaintes des copropriétaires et résolution des problématiques avec les intervenants (copropriétaires, employés, sous-traitants, etc.).
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Embaucher et coordoner le travail des professionnels requis pour aider à la préservation du bâtiment et permettre d’identifier les sources de problèmes dans l’immeuble, selon les volontés du conseil d’administration.
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Inspecter le travail effectué par un sous-traitant avant d’effectuer le paiement de ses honoraires.
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Assurer un service d’urgence 24h/24, 7 jour/7.
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Autres services offerts
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Gérer les travaux qui n’entrent pas dans le cadre d’entretien normal ou de la maintenance usuelle du bâtiment (ex : travaux de réparation majeurs ou d’amélioration des parties communes).
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En supplément ; prix disponible sur demande (tarif forfaitaire ou à l’heure)
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Services au choix ; prix disponible sur demande (tarif forfaitaire ou à l’heure)
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Travail partagé par les membres du conseil d’administration (max 4 personnes)
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Gestion d’une réclamation d’assurance en cas de sinistre
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Déplacement lors d’un appel d’urgence
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Éxécution d’une mission de vérification (fait par un comptable agréé) sur les état financiers d’un syndicat de coppropriété lorsque les états financiers n’ont pas été préparé par notre équipe de gestion.
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Préparation des documents de vente d’une unité de condo
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