Vendredi 3 mai 2019

Les 5 incontournables d’une réunion du conseil d’administration

Même si les administrateurs sont en constante communication, s’asseoir et faire le point de temps à autre devient drôlement important pour s’assurer que tout va de bon train dans une copropriété. Afin de vous aider à discuter des bons sujets et pour rendre le déroulement de vos rencontres efficaces, voici les 5 sujets incontournables à discuter :

N°1 | Avancement des dossiers en cours : C’est le moment de passer en revue les demandes des copropriétaires, de même que l’avancement de vos dossiers. Il arrive souvent que les tâches soient partagées entre les administrateurs, après tout, chacun a sa force et c’est un travail d’équipe. Un récapitulatif de l’avancement des dossiers est donc très pertinent pour permettre à tous les administrateurs d’être à jour.

N° 2 | Renouvellement de contrats et choix des fournisseurs : Le choix des fournisseurs et les renouvellements de contrat font partie des responsabilités du conseil d’administration. Les administrateurs doivent donc décider ensemble les services de quel fournisseur ils souhaitent retenir. Il en est de même lorsque vient le temps de décider de renouveler ou non un contrat.

N° 3 | Suivi du budget : Pour ne pas avoir de mauvaises surprises, il est important de revoir les dépenses en fonction du budget dont dispose le syndicat (analyse budget VS réel). Si vous avez trop dépensé, il serait judicieux de se serrer la ceinture à certains endroits. Si l’inverse se produit, peut-être ferez-vous un surplus à la fin de l’année ou peut-être réaliserez-vous les travaux de peinture dans les espaces communes qui vous font rêver depuis un certain temps ?

Avant de vous lancer dans les dépenses, assurez-vous toutefois que vous avez l’argent nécessaire à la banque, car réaliser un surplus ne veut pas nécessairement dire que les fonds sont disponibles.

N° 4 | Comptes à recevoir des copropriétaires : On parle ici des copropriétaires qui ne sont pas à jour dans le paiement de leurs frais de condo. Cette réunion, entre administrateurs, vous donne une bonne occasion de revoir les comptes à recevoir des copropriétaires (mauvaises créances) et de vous entendre entre vous sur les mesures à prendre pour régler ces dossiers (avertissement, mise en demeure, hypothèque légale, etc.).

N° 5 | Répartition et planification des tâches : Afin de vous assurer que le travail avance bien entre les rencontres, il est très utile d’établir la liste des tâches à accomplir, de déterminer leur date butoir et de les répartir entre les administrateurs. Ainsi, vous saurez exactement les suivis à faire sur les dossiers en cours lors de votre prochaine rencontre.

Après avoir discuté de ces points, vous aurez fait le tour des sujets les plus importants pour votre copropriété et il ne vous restera que de rédiger le procès-verbal pour finir la rencontre en beauté.

Samanta Pilon-Langlois
Directrice de l’administration et des communications
SolutionCondo