Ajustement des heures d’accessibilité des lignes téléphoniques

Chers copropriétaires,

Comme vous le savez, la situation pandémique de la dernière année et demie a imposé un bon nombre de changements dans nos vies.

SolutionCondo n’en a pas été épargné alors que nous avons vu non seulement nos méthodes de travail affectées, mais également le volume de travail augmenter en flèche (le nombre d’appels téléphoniques et de requêtes ont tous deux presque doublés). En ajoutant les enjeux de pénurie de main-d’œuvre et le travail additionnel qu’apportent les nouvelles lois (nouvelles règles d’assurance, projet de loi 16, etc.), nous pouvons vous affirmer que nous avons eu un réel travail d’évaluation et de réorganisation.

L’un de nos constats est que le volume d’appels est un énorme grugeur de temps et nuit à l’efficacité de notre personnel puisqu’ils sont constamment interrompus. Le temps requis par ces appels téléphoniques nous empêche de faire d’autres suivis qui sont requis pour faire avancer les dossiers. Nous nous retrouvons donc un engrenage qui crée de la frustration autant pour vous, nos clients, que pour notre équipe, puisque nous ne répondons plus assez vite aux requêtes de services qui s’ouvrent dans le logiciel de gestion que nous vous incitons à utiliser.

Bien que nous appréciions discuter avec les copropriétaires de leurs enjeux et de leurs inquiétudes, notre rôle premier demeure d’assurer l’intégrité du bâtiment et la saine gestion dans un nombre limité de temps. En somme, il faut gagner en efficacité si nous désirons accomplir davantage dans le même nombre d’heures.

Pour cette raison, nous avons mis en place un projet pilote qui débutera le 25 octobre prochain et qui sera réévalué au retour de la période des fêtes. Ce projet a pour but de réduire nos heures d’accessibilités sur les lignes téléphoniques afin de permettre à notre équipe de faire avancer plus efficacement les différents dossiers et réduire nos délais de réponse aux requêtes de service.

HORAIRE DES LIGNES TÉLÉPHONIQUE DÈS LE 25 OCTOBRE 2021

Lundi au vendredi de 9h à 13h

Notre équipe demeurera à la tâche du lundi au vendredi entre 9h et 17h et portera ses efforts sur les suivis des demandes faites par requête de service.

GESTION DES URGENCES

La même méthodologie s’appliquera pour les urgences importantes que les soirs, les week-ends et les jours fériés, nous continuerons à traiter les urgences qui nuisent à l’intégrité du bâtiment ou à l’accès à votre stationnement, soit :

Sinistres
Bris des portes donnant accès à l’immeuble par l’extérieur (ex : porte de garage, entrée principale et secondaire)
Bris des ascenseurs
Alarme incendie
Demandes de remorquage
Etc.

Comme indiqué dans le message téléphonique que vous entendrez entre 13h et 17h, vous devez faire le 0 pour parler à un agent de notre central d’appels afin de dénoncer une urgence. Le central d’appels nous relayera l’information et notre équipe pourra prendre en charge cette urgence.

Services d’urgences 911 : Nous prenons cette occasion pour vous rappeler que si vous êtes témoins d’un acte criminel (vandalisme, vol, etc.), d’un incendie (ex : dans les buissons près de l’immeuble ou toute autre part), d’une urgence médicale ou autre situation semblable, le premier réflexe à avoir est de contacter les services d’urgence au 911.

INFORMATIONS SUR LES PROCÉDURES DE VOTRE SYNDICAT ET ENVOI D’UNE DEMANDE PAR REQUÊTE DE SERVICE

Nous vous rappelons que le portail de votre syndicat vous permet d’accéder à une section FAQ et à la création de demandes par requête de service. Ces options sont disponibles sur le tableau de bord de l’utilisateur :

MENU TÉLÉPHONIQUE

Nous vous rappelons également qu’il est important d’écouter attentivement notre menu téléphonique lorsque vous nous contactez afin de parler à la bonne personne et d’éviter les délais occasionnés par les transferts d’appels.

Voici les lignes téléphoniques de notre menu :

Option 1 : Questions opérationnelles : Problème sur l’immeuble, déménagement, puces et intercom
Option 2 : Questions administratives : Vente, règlement de l’immeuble et infractions
Option 3 : Questions financières : Frais de condo et états de compte

En conclusion, je tiens à vous assurer que cette solution est l’une parmi plusieurs que nous mettons en œuvre pour nous permettre de retrouver l’équilibre entre le niveau de service que nous vous offrons et la qualité de vie de nos employés.

Nous vous remercions évidemment de votre collaboration et compréhension et je suis persuadée que nos gestionnaires et employés de soutien l’apprécieront grandement. Le milieu de travail de qualité que nous pourrons leur offrir (vous et moi), leur donnera envie de poursuivre dans cette industrie complexe et de bien vous servir.

Cordialement,

Élise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
Présidente
SolutionCondo inc.