Lundi 20 mars 2017

Comment bien négocier votre contrat de gestion ?

L’importance d’un gestionnaire de copropriété professionnel est souvent sous-estimée sur la valeur à long terme d’un immeuble.  Par contre, on en voit la valeur dans les pires moments, et surtout lorsqu’on a fait affaire par le passé avec un gestionnaire peu méticuleux ou inexpérimenté.  C’est souvent dans les dossiers difficiles qu’on voit la force d’une entreprise de gestion structurée et qualifiée, car elle est en mesure de bien orienter les décisions du conseil d’administration et de faire avancer les dossiers.

L’industrie de la gestion de copropriété est bien mal desservie par plusieurs gestionnaires qui ne comprennent pas bien leur rôle, qui coupent dans les prix, qui n’ont pas des assurances adéquates pour les prestations de service qu’ils offrent ou qui ne font pas partie d’ordres professionnels et qui agissent davantage comme des concierges que comme des gestionnaires.  Par ailleurs, les conseils d’administration comprennent parfois mal l’étendue du travail d’un gestionnaire et ont souvent comme seule idée de payer le moins cher possible pour celui-ci, croyant (à tort) que tous les gestionnaires sont équivalents.

L’impact de cette réalité est qu’on voit encore aujourd’hui sur le marché des gestionnaires proposant des mandats de gestion complète à 25 $ la porte (parfois moins) alors que ces mandats devraient être plutôt à 35$ la porte par exemple.  Cela donne l’impression aux syndicats de copropriété que certains gestionnaires sont trop cher alors que la réalité est que plusieurs nouveaux venus dans le domaine de la gestion ne savent pas quelles sont leurs responsabilités et quel est le temps requis pour réaliser l’ensemble des promesses qu’ils font. Pour arriver à bien établir les honoraires d’un mandat de gestion, il faut notamment prendre en considération les facteurs suivants :

1. Taille de votre immeuble (nombre d’unités de condo)
2. Âge du bâtiment
3. Attente quant au niveau de service à la clientèle (ex : nombre de réunion du conseil annuellement, présence sur place pour les résidents, etc.)
4. Problématiques vécues par le syndicat
5. Complexité des équipements mécaniques (ventilation, tour d’eau, boucle d’eau mitigée, système de géothermie, système alarme incendie intégré, génératrice, etc.)
6. Nombre d’installations récréatives (piscines intérieure et/ou extérieure, gym, salle de billard, suite d’invités, chalet urbain, terrasse commune, salle de réception, etc.)
7. Le nombre d’employés embauchés par le syndicat et qui sera sous la supervision du gestionnaire (portiers, intendants, concierges, etc.)
8. Complexité de la structure juridique (ex : servitudes, copropriété par phase, etc.)
9. etc.

Par ailleurs, tout syndicat de copropriété doit connaître ses besoins et chercher un mandat de gestion qui y répond.  Il faut toujours garder à l’esprit qu’un mandat de gestion, c’est une prestation de service, lequel service est basé notamment sur du temps.  En conséquence, si les réalités de votre immeuble ou le niveau de service désiré par votre communauté sont plus grands que la norme, alors il faut en faire le diagnostic et chercher un mandat de gestion en conséquence, sans quoi vous aurez un roulement annuel ou aux 2 ans de votre firme de gestion.

En effet, pour arriver à connaître vos besoins, il est important de ne pas sous-estimer le temps que votre gestionnaire aura à consacrer au mandat de gestion.  Les compagnies de gestion sont outillées pour être plus efficaces que les néophytes, car ils ont de la formation, ils ont des outils et des processus qui ne sont pas nécessairement disponibles à l’administrateur bénévole.  Toutefois, il serait illusoire de croire que l’économie de temps est de plus de 50 %.  En effet, superviser l’équipe de conciergerie de votre immeuble prendra à votre gestionnaire autant de temps qu’à vous.  Par contre, monter une séquence de travail pour ces mêmes concierges, coordonner la résolution d’un sinistre ou d’un différend avec un copropriétaire ira plus vite pour votre gestionnaire, car il aura plus de connaissances que vous à ces niveaux.

Également, une erreur à ne pas faire lors de la négociation de votre contrat de gestion est de tenter d’entrer toutes les tâches de nature privative ou qui ne sont pas quantifiables pour le gestionnaire dans votre contrat de gestion.  En effet, dans un mandat forfaitaire, un bon gestionnaire estime le temps qu’il passera sur les volets administratifs, financiers, opérationnels et de service à la clientèle.  Toutefois, bien que le mandat soit à forfait, il est certain que le temps du gestionnaire est jusqu’à un certain point limité et qu’il devra inévitablement couper dans les opérations des aires communes s’il passe trop de temps à gérer les activités telles que :

1. Les emménagements / déménagements ;
2. Les confirmations aux notaires lors de transaction de vente ;
3. Les ouvertures de dossier avec les locataires ;
4. Les demandes de travaux dans les unités privatives ;
5. Les sinistres ;
6. Les dossiers de déficiences ;
7. Les travaux majeurs ;
8. etc.

Ainsi, il est préférable d’envisager les tâches qu’il est difficile de quantifier sur la base “utilisateur-payeur” et d’adopter au sein du syndicat des règlements qui permettent de refacturer à l’utilisateur les frais additionnels que facturera votre gestionnaire plutôt que de tenter de tout inclure gratuitement dans le mandat de gestion.  En fait, la règle d’or est que le mandat de gestion régulier devrait s’adresser à ce qui touche les aires communes.

Un bon mandat de gestion doit être bien évalué pour assurer une relation à long terme satisfaisante entre un syndicat de copropriété et un gestionnaire.  Si les honoraires ne permettent pas de faire un bon travail, alors c’est la relation entre le syndicat et le gestionnaire qui s’effritera.  Par ailleurs, certains gestionnaires entrant dans l’industrie sont qualifiés de “Fly by night”, car soit ils font une dépression et ne sont plus capables d’offrir le service, soit ils font faillite ou se retirent de l’industrie, faute d’avoir mal évalué les prestations de services qu’ils ont proposées. À preuve, il y a très peu de compagnies de longue date qui travaillent dans l’industrie.  Certaines compagnies y sont venues et ont préféré quitter et d’autres ont carrément été forcées de quitter par la force des choses.

Par ailleurs, il ne faut pas oublier que les gestionnaires de copropriété sont quasiment les seuls professionnels à facturer à forfait plutôt qu’à l’heure et probablement les seuls dont la relation à long terme avec un syndicat est indispensable pour ajouter de la valeur au bâtiment puisqu’il sera celui qui est au courant des dossiers au fil des années.  Dans cette perspective, il est d’autant plus important de bien évaluer ses besoins afin de bien négocier son contrat de gestion et de prévoir une marge de manœuvre pour les inévitables imprévus qu’impose la gestion d’un immeuble en copropriété, lequel vit au rythme de sa communauté et de ses résidents.

En sommes, pour bien négocier, il faut bien connaître les activités qui seront à réaliser sur une année et tenter de quantifier le plus justement possible le temps qui devra y être associé. Il ne faut pas oublier également l’aspect du service à la clientèle puisque tous les résidents sont susceptibles de communiquer avec le gestionnaire et que les réponses aux questions des résidents et les communications avec la communauté (ex : mémos, courriels, appels téléphoniques, etc.) sont une source de temps qui est souvent sous-estimée dans un mandat de gestion.  Par ailleurs, les entreprises qui sont bien structurées sont souvent en mesure de vous en offrir davantage puisque les tâches similaires sont regroupées dans des départements, ce qui leur permet d’être plus efficaces et de prévoir des coûts moindres pour les tâches cléricales.  Cela permet alors au gestionnaire attitré à votre syndicat de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée concernant les opérations de votre bâtiment et son rôle de conseiller auprès du conseil d’administration.

N’oubliez pas que pour qu’une relation syndicat-gestionnaire soit réussie elle doit en être une “win-win”, le tout dans l’objectif d’une relation qui va se perpétuer dans le temps.

Bonne négociation,

Elise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
Associée-fondatrice
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999