Mercredi 18 avril 2018

Vous avez des employés ? Simplifiez votre gestion de la paie !

Avoir des employés à l’emploi de son syndicat de copropriété signifie produire régulièrement des paies. Vous pouvez toujours calculer les paies et les retenues à la source par vous-même et émettre des chèques aux employés, mais cela vous générera beaucoup de travail et de calcul. Puisque produire les paies des employés est une grande responsabilité en soi, et parfois une source de stress, je vous propose de vous tourner vers des logiciels de traitement de paie.

Voici quelques conseils lors du choix de votre logiciel ainsi que ses avantages.  

Optez pour un logiciel développé localement

Les réalités quant aux règles de calcul des fériés, des vacances et même des retenues à la source sont différentes d’un pays à l’autre, et même d’une province à l’autre. Je vous conseille donc de privilégier les logiciels développés localement et éviter ceux conçus aux États-Unis, par exemple. Plusieurs institutions financières offrent un module de la gestion de la paie. Utiliser un logiciel développé par la même institution financière où se trouve le compte de votre syndicat facilitera les échanges et le traitement des données. De plus, les caisses et banques sont bien adaptées aux réalités locales de l’emploi. La Banque Nationale et les Caisses Desjardins sont deux exemples parmi d’autres qui offrent un service de paie.  

Privilégiez un accès en ligne

Quoique les systèmes de traitement de la paie requérant l’installation d’un logiciel spécifique sur son ordinateur se fassent rares, privilégiez un accès via un portail Web. Cela vous facilitera la vie si vous devez traiter la paie et que vous êtes en déplacement, puisqu’accessible en tout temps et partout. En bonus, les logiciels en ligne offrent pour la plupart la possibilité aux employés de consulter, de chez eux ou de leur téléphone portable, leurs relevés de paie.

Paie téléphonique ou électronique ?

La plupart des services de paie vous offrent de traiter votre paie par téléphone. Si vous choisissez cette option, vous devrez appeler le service de paie et donner les heures de travail, de vacances et autres cas concernant vos employés à l’agent au bout du téléphone. Cette personne entrera les informations pour vous et traitera votre paie. Sinon, et c’est le cas pour la majorité des employeurs, vous traitez votre paie vous-même à l’aide de votre logiciel ou en ligne. Chacune de ces options a un coût différent.

Convivialité de l’interface

Qui aime être perdu dans un menu Internet ? Personne. Assurez-vous que l’interface du logiciel de paie choisi est simple, conviviale et logique. Plus c’est simple, plus votre vie comme paie-maître sera simplifiée ! Faites-vous faire une démonstration auprès des représentants des services de paie.

Les logiciels produisent pour vous des rapports importants

Tous les logiciels produisent de précieux rapports qui vous seront utiles dans le suivi de vos coûts d’opération de l’immeuble et en fin d’année. Non seulement les relevés de paie seront produits conformément aux normes en vigueur, mais vous aurez accès à l’information en un seul endroit pour produire vos Sommaire 1 lors de la fin d’année. Finalement, votre logiciel s’occupera pour vous de produire les T4 et Relevé 1 pour vos employés.

Vos remises gouvernementales sont faites automatiquement

Sachez que tous les services de paie effectuent pour vous le paiement des retenues à la source aux divers paliers gouvernementaux et calculent les retenues aux employés selon les tables et formules à jour. Une chose de moins à vous soucier !

Le coût des services de paie

Maintenant, quelques mots sur les coûts. Lorsque vous implantez un logiciel de traitement de la paie, il y aura des coûts à assumer. Premièrement, il y aura les coûts pour l’implantation initiale qui se comptent en quelques centaines de dollars. Ensuite, calculez des coûts d’utilisation mensuels qui sont de quelques dollars. Enfin, prévoyez les coûts de traitement de la paie même, qui sont de l’ordre de quelques sous par transaction par employé par traitement de paie.

Chez SolutionCondo, nos clients ayant des paies à faire produire ont l’esprit tranquille, car ce sont nos gestionnaires d’immeubles qui les font et qui assurent le suivi. Nos clients utilisent divers logiciels et nous sommes habiletés à les utiliser. Si vous vous occupez seul de la gestion de la paie, j’espère que cet article vous aidera dans votre décision d’aller ou non avec un service de paie en support à vos activités.    

Lucie Labrecque, CRHA
Responsable des ressources humaines
SolutionCondo.com
Tel : 514-935-6999