Dimanche 10 mai 2020

L’assemblée virtuelle : avec ou sans outil spécialisé ?

SolutionCondo utilise depuis ses débuts le logiciel intégré de gestion de copropriété UpperBee.  Nous sommes chanceux puisque nous avons des outils performants pour nous aider dans nos défis d’efficacité au quotidien. 

Nous avons depuis des années des outils pour nous aider à obtenir le quorum aux assemblées et rendre celles-ci plus efficaces dans la mesure où nous gérons certains très gros immeubles de plus de 800 fractions.  Dû au nombre élevé de copropriétaires, il est impossible de tenir un vote secret ou une élection sans outils spécialisés, car plusieurs fractions ont plus d’un propriétaire ce qui peut entraîner des assemblées de plus de 1000 personnes présentes.  Nous avons donc développé un module de décompte du quorum et des votes par scan de codes à barres que nous utilisons depuis des années et qui est très performant.  Cet outil se lie avec notre registre des copropriétaires, notre registre des procurations et les soldes des comptes des copropriétaires qui se retrouvent dans le logiciel UpperBee afin d’importer les informations utiles qui permettront de calculer le quorum en tenant compte des valeurs relatives des fractions, des pertes de droits de vote et des procurations données à des tiers.

La recette de l’assemblée virtuelle sans outils spécialisés pour la copropriété

1. Pour vous rassembler : utiliser un logiciel de Webinaire (Cisco Webex, ClickMeeting, Zoom, etc.) et convoquer les copropriétaires avec les courriels faisant partie de votre registre de copropriétaires et un jeton unique permettant de s’assurer que les gens ont bien été invités à la réunion
2. Pour calculer le quorum : valider les adresses courriels des personnes convoquées et présentes dans la salle virtuelle ainsi que les unités pour lesquelles elles votent afin de calculer manuellement le quorum.
   • Avec un fichier Excel : cela peut se faire facilement avec le fichier Excel qui aura servi à inviter les copropriétaires à la réunion et à gérer les procurations, car il contient certainement sur chaque ligne la quote-part de chaque fraction.  Il suffit de faire une formule de type ”rechercheV” (ou ”Vlookup”) basée sur les courriels des participants présents et ainsi déterminer qu’elles fractions (et quote-part associées) on peut inclure dans le calcul du quorum. L’option de filtrer par email est également possible pour arriver à nos fins.
   • Logiciel Upperbee : dans le cas des utilisateurs du logiciel Upperbee (version pour les firmes de gestion) en inscrivant les personnes présentes dans le logiciel d’assemblée que nous utilisons habituellement, il vous sera possible de calculer le quorum rapidement.  Pour ce faire, il suffira d’exporter la liste Excel des participants du logiciel de webinaire et filtrer par les courriels présents, puis cocher ces mêmes courriels dans le logiciel de décompte.  
3. Pour calculer un vote : vous pouvez utiliser les outils de sondage présents dans la plate-forme.
   • Votes majoritairement ou unanimement dans un sens : dans cette circonstance, nul besoin de faire un décompte selon la quote-part.  C’est un peu comme pour les votes à main levée en assemblée physique.
   • Vote secret : il est possible d’utiliser l’outil de sondage de la plate forme qui tient compte que chaque vote vaut ”1” et d’ensuite exporter l’information de l’outil de webinaire et décompter le vote dans votre registre de copropriétaire Excel ou dans le logiciel Upperbee (même principe que pour le calcul du quorum).
4. Élection des administrateurs : certains outils de webinaire ont un module de vote qui vous permet de faire des sondages avec un choix unique ou avec des choix multiples.  L’option à choix multiples est celle à choisir pour tenir une élection des administrateurs.
   • Nombre d’aspirants-administrateurs équivalent au nombre de sièges vacants : L’élection sera assez facile, comme dans une assemblée physique.  Pour le principe, vous pouvez tenir le vote à choix multiples afin de confirmer que tout le monde est bien élu. 
   • Nombre d’aspirants-administrateurs supérieur au nombre de sièges vacants : L’élection devra se faire par l’outil de sondage à choix multiples et vous devrez indiquer aux copropriétaires qu’ils ne doivent pas voter pour plus de personnes que le nombre de sièges vacants, sans quoi leur vote sera éliminé.  Vous devrez ensuite exporter l’information de l’outil de webinaire et décompter le vote dans votre registre de copropriétaire Excel ou dans le logiciel Upperbee (même principe que pour le calcul du quorum).

Les obstacles technologiques à gérer

Gestion des questions

Certains outils de webinaire ont des statuts qui peuvent être activés par chacun des participants.  Lorsqu’un participant a un statut actif, alors son nom va dans le haut de la liste des participants.  Il est donc facile pour l’un des animateurs (présidents d’assemblée par exemple ou une personne qui l’aide) d’accorder le droit de parole aux participants à tour de rôle. 

Gestion des gens présents par téléphone

Il n’est pas possible pour les gens participant par téléphone de voter.  Par ailleurs, ce serait un niveau d’administration trop important que de demander au président d’assemblée de contacter individuellement chacune des personnes par téléphone pour prendre leur vote secret.  On s’entend pour dire qu’en temps normal ces gens seraient présents dans la salle dans le cas d’une assemblée hybride.  Par contre, dans une assemblée purement virtuelle, voici les options qui s’offrent à eux : 

1. Ils sont présents par téléphone et s’abstiennent pour tous les votes.
2. Ils remettent leur procuration à un tiers de confiance qui votera pour eux électroniquement le moment venu, bien qu’ils puissent écouter et intervenir par téléphone.  

Gestion des procurations

Dans une assemblée virtuelle, il est souhaitable de transmettre les procurations suffisamment à l’avance pour faciliter le décompte des votes.  Si vous compilez vos votes avec Excel ou Upperbee, vous pourrez tenir compte de procuration de dernière minute, bien que cela n’est pas l’idéal, car vous aurez beaucoup de choses à penser durant votre (vos) première(s) assemblée(s) virtuelle(s). 

Perte du quorum

Comme dans une assemblée physique, on ne recalcule pas le quorum dans une assemblée virtuelle, à moins qu’il y ait une demande formelle d’un des participants.  Dans ce cas, il faudrait faire un sondage, que les gens votent ”PRÉSENT” s’ils le sont toujours et qu’on exporte le rapport de ce sondage pour recalculer le quorum comme à l’étape 2.  Par contre, entre vous et moi, cela ne se produit jamais en assemblée physique et je ne vois donc pas pourquoi cela se produirait davantage durant une assemblée virtuelle.  

La réalité est que lorsque les gens quittent, il est plus difficile de faire passer les résolutions à majorité simple, s’il devait y avoir un vote secret.  C’est le seul inconvénient de perdre le quorum durant une assemblée physique et ce sera la même chose durant une assemblée virtuelle.

Vous préférez un outil spécialisé qui ferait tout ça pour vous ?

Un logiciel spécialisé c’est une quiétude d’esprit, car il évite la manipulation de données manuelles en cas de vote secret ou de plusieurs tours d’élection d’administrateurs. Voyez notre article sur UpperBee Meeting.

Si vous voulez une démonstration de Upperbee Meeting dès le 18 mai : cliquez ici et remplissez le formulaire.

Cédric Deschamps
Upperbee