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Le module comptable de SolutionCondo.com permet une comptabilité d'exercice simplifiée

SolutionCondo.com –> Comptabilité d’exercice

Le module comptable de SolutionCondo.com fonctionne sur une base de comptabilité d’exercice (par opposition une comptabilité de caisse), mais sans les ajustements de fin d’année, car ceux-ci seront habituellement non significatifs pour un syndicat de copropriétaires. Comptabilité de caisse

  • Les revenus sont enregistrés lorsqu’ils sont encaissés seulement.
  • Les dépenses sont enregistrées lorsqu’elles sont déboursées.

Comptabilité d’exercice (à parties double)

  • Les revenus sont enregistrés dès que les avis de cotisation périodiques stipulant les contributions dues par chaque copropriétaire relativement aux charges communes sont envoyés et ce, peu importe le moment où les copropriétaires effecturont leurs paiements.
  • Les dépenses sont enregistrées dès réception des factures des fournisseurs, peu importe quand le syndicat les paiera.
  • À la fin de l’année, il y a des ajustements comptables (régularisations) qui sont faits afin d’assurer une bonne démarcation des dépenses.

Comment ça fonctionne dans SolutionCondo.com

Revenus Les revenus sont comptabilisés sur la base d’une comptabilité d’exercice puisque dès qu’un montant est dû au syndicat par un copropriétaire, il est inscrit dans les revenus du syndicats et ce, même si le montant n’est pas payé immédiatement par le copropriétaire. Éventuellement, le copropriétaire paiera son dû, ce qui viendra diminuer le solde à recevoir par le syndicat relativement à celui-ci. Par contre, si le syndicat ne peut percevoir le montant dû après avoir épuisé tous les moyens légaux pour le faire, il enregistrera une dépense appelée « mauvaise créance ». Il n’affectera jamais les revenus générés au moment de la facturation des charges communes. Dépenses Les dépenses sont enregistrées à l’état des résultats au moment où l’argent sort du compte bancaire du syndicat (ex : pour les paiements pré-autorisés) ou lorsqu’un chèque est effectué par le syndicat pour le compte d’un fournisseur. Il est donc pris pour acquis que le paiement d’un fournisseur se fait au plus tard au moment de la réception d’une facture, ce qui fait que le système comptable n’a pas besoin de ternir un auxiliaire des comptes à payer. Ajustements de fin d’année (régularisations) La comptabilité d’exercice repose sur plusieurs principes dont celui du rapprochement des produits et des charges. Ce principe exige qu’en fin d’exercice, des écriture d’ajustements soient faites aux dépenses inscrites dans les résultats cet exercice afin de s’assurer que les charges inscrites à l’état des résultats soient celles qui ont permis de générer les revenus constatés pendant l’exercice. Par contre, vu la nature des dépenses d’un syndicat de copropriétaires, les ajustements de fin d’année au niveau des dépenses ne sont pas nécessaire, car le fait de ne pas les faire d’incorporera pas d’écart significatif au niveau des charges présentées à l’état des résultats. En effet, prenez l’exemple d’un syndicat de copropriétaires dont l’exercice financier se termine au 31 décembre. Comme Hydro-Québec émet ses factures aux 2 mois, ce syndicat n’aura pas reçu sa facture d’électricité de décembre à la fin de l’exercice, car ce mois lui est facturé en même temps que le mois de janvier suivant et la facture ne sera reçue par le syndicat qu’au début du mois de février. Par contre, si vous inscrivez la dépenses d’électricité à l’état des résultats au moment où la facture est payée à Hydro-Québec, c’est donc dire qu’à chaque année vous inclurez dans vos états financiers de l’année courante, la dépense du mois de décembre de l’année précédente et qu’il vous manquera celle du mois de décembre de l’année courante. Par contre, comme la facture d’électricité de décembre doit toujours se ressembler d’une année à l’autre, le fait de ne pas faire un ajustement comptable de fin d’année en tant que tel, n’incorporera pas d’écart significatif dans ce poste de dépense pour une année donnée. comptabilité simplifiée

SolutionCondo.com –> Comptabilité par revenus reportés

Le module comptable de SolutionCondo.com permet une comptabilité par revenus reportés compte tenu qu’un syndicat de copropriété doit être en mesure d’assurer le suivi des fonds affectés aux fonds de prévoyance. Pour les plus aguerris en comptabilité, vous noterez que nous proposons une approche de comptabilité qui assure le report au bilan des revenus liés au fonds de prévoyance. Cette méthode à l’avantage d’être plus simple à comprendre pour les non initiés à la comptabilité.  En effet, à les états financiers sont plus faciles à lire, car il ressemble davantage aux états financiers d’une entreprise standard.

Comment ça fonctionne dans SolutionCondo.com

En effet, selon la méthode du report, les sommes amassées pour les fonds de prévoyance sont accumulées au bilan jusqu’à ce qu’une dépense de remplacement ou de réparation majeure ait lieue. Ainsi, lorsqu’une telle dépense est faite, le compte de fond de prévoyance apparaissant au bilan est réduit du montant de la dépense encourue pour les travaux et un revenu du même montant est constaté à l’état des résultats. Dans l’alternative où le fond de prévoyance serait insuffisant, une cotisation spéciale peut être générée par le système et répartie à travers tous les copropriétaires (selon leurs quotes-parts respectives) afin d’éponger la différence entre le montant de la facture et le montant qui était disponible dans le fond de prévoyance.

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