Gestion complète

Une formule de gestion qui comprend tout ce qu'il vous faut

Gestion financière

Saisir le budget annuel (opérations courantes et fonds de prévoyance) approuvé par le conseil d’administration (C.A.) dans le logiciel web SolutionCondo.com.


Préparer les états financiers en date de la fin de l’exercice financier courant ainsi que les conciliations bancaires mensuelles.


Répartir les dépenses suivant les quotes-parts établies par la déclaration de copropriété et en conformité avec l’article 1064 du Code civil du Québec et envoyer les avis de cotisation annuelle à chacun des copropriétaires.


Préparer les chèques pour le paiement des fournisseurs.


Préparer et communiquer les informations à une entreprise qui sera chargée de verser et d’effectuer le paiement des salaires et des retenues à la source aux gouvernements, le cas échéant.


Déposer toutes les sommes perçues (p.ex. : frais de condo) dans un compte de banque distinct ouvert au nom du syndicat auprès d’une banque à charte, caisse populaire, coopérative ou institution financière légalement habilitée à effectuer des opérations bancaires.


Placer les sommes d’argent administrées conformément aux règles des placements présumés sûrs.


Effectuer les rappels nécessaires pour percevoir les arrérages de frais de condo auprès des copropriétaires.

Gestion administrative

Préparer, convoquer et assister aux réunions du conseil d’administration, et rédaction des procès-verbaux en français.


Préparer, convoquer et assister à l’assemblée annuelle des copropriétaires et rédaction du procès-verbal en français.


Tenir les registres prévus par la loi


Proposer des amendements pour que les règlements de l’Immeuble soient le reflet des volontés du Syndicat.


Remplir la déclaration annuelle identifiant les administrateurs du Syndicat auprès du Registraire des entreprises du Québec dans les délais prescrits.

Gestion opérationnelle

Négocier et souscrire, pour le compte du syndicat, aux contrats pour les fournitures habituelles, charges mensuelles ou périodiques régulières concernant les parties communes. (p.ex. : mazout, gaz, eau, électricité, ascenseur, taxes, eau chaude collective, monte-charge, espaces verts, déneigement, etc.)


Négocier et souscrire, pour le compte du Syndicat, aux contrats de nettoyage et d’entretien courant effectués dans le cadre d’une gérance normale avec des sociétés ayant une assurance responsabilité d’un minimum de 1M$. (p.ex. : peinture, entretien de maçonnerie, portes-jardins, bricolages, réparation simple, revêtements muraux, des sols, des plafonds, électricités et plomberie, serrures, etc.)


Renouveler le contrat d’assurance de l’immeuble pour une valeur à neuf déterminée par le conseil d’administration.


Embaucher et coordonner le travail des professionnels requis pour assurer  l’entretien du bâtiment, selon les volontés du conseil d’administration (C.A.) (ex. : évaluation pour fins d’assurances, inspections périodiques, etc.)


S’assurer que le travail fait par un fournisseur est à la satisfaction du C.A. avant d’effectuer le paiement d’une facture liée à des travaux faits.


Gérer le personnel à l’emploi du syndicat et les sous-traitants embauchés, supervision et congédiement au besoin.


Assurer un service téléphonique d’urgence 24h/24, 7 jour/7.


Faire respecter les règlements de la déclaration de copropriété (avertissement verbal et communication écrite).


Inspection périodique de l’immeuble (p.ex. : pour s’assurer de la propreté des lieux et identifier les travaux à faire ou les éléments des parties communes dont l’état devra être suivi).


Mise en place de procédures pour faciliter la gestion de l’immeuble (p.ex : obtention des clés des copropriétaires, gestion des puces, etc.).


Gestion d’un sinistres avec l’assureur.


Recevoir les demandes des copropriétaires et les prioriser avec le C.A. afin de régler en priorité les dossiers les plus urgents.

Autres prestations

Gérer un dossier lié à l’un des Plans de garantie des maisons neuves (coordination et présence pour les inspections de réception des parties communes, envoi de correspondance, suivi de déficiences de construction avec le promoteur/ le Plan de garantie, arbitrage ou médiation, etc.)


Coordination de travaux majeurs (p.ex. : étanchéité de l’enveloppe de l’immeuble, maçonnerie, bétonnage, fenestration, toiture, ventilation et chauffage, etc.) et travaux relatifs aux techniques spéciales (rapport, expertise, etc.).


Préparation pour le Syndicat des dossiers litigieux ou de recouvrement de charges à transmettre à l’avocat ou aux huissiers (p.ex : pour une hypothèque légale).