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Lundi 8 mai 2023

Pourquoi est-il si difficile de trouver un gestionnaire ?

Force est d’admettre qu’il est de plus en plus difficile de trouver un gestionnaire externe. Encore plus, lorsqu’on parle d’une petite copropriété.  Mais pourquoi donc ?

Le constat

Depuis quelques années, il y a un roulement de gestionnaires dans l’industrie, tant au niveau des employés que des compagnies de gestion. Les employés choisissent parfois carrément d’autres métiers moins en contact avec le public ou préfèrent d’autres sphères de la gestion immobilière (ex: promotion immobilière, gestion locative, gestion commerciale, etc.).  Les sociétés de gestion quant à elles ont une capacité de croissance limitée par ce roulement d’employés et choisissent parfois même carrément de se retirer de l’industrie. 

En fait, gérer l’administratif, les finances et l’immeuble, ça s’apprend assez facilement pour qui y met de l’énergie.  

Par contre, gérer les relations humaines s’avère parfois plus difficile. Le gestionnaire étant souvent la courroie de transmission de mauvaises nouvelles (ex: hausse de frais de condo, cotisation spéciale pour fonds d’autoassurance, nouvelles obligations à mettre en œuvre qui imposent des coûts additionnels, etc.) et le chef d’orchestre des opérations d’un immeuble, il est souvent critiqué. C’est un métier où il faut apprendre à vulgariser les concepts, convaincre et coordonner efficacement, relativiser les situations et dénouer les conflits rapidement, car sinon c’est un métier qui peut être stressant et épuisant psychologiquement.   

Retour sur le contexte

Les immeubles en copropriété ne cessent d’augmenter en nombre, en taille et en complexité. 

Les syndicats eux se font bombarder par plein de nouvelles lois et d’obligations et les administrateurs se font dirent qu’ils sont imputables et engagent leur responsabilité civile (ce qui n’est pas faux) quant à leurs tâches d’administrateur. Ils veulent donc bien faire les choses et mettent de la pression sur le gestionnaire pour que leurs obligations soient rencontrés. Lorsqu’on essaie de tout relayer au gestionnaire, tout en coupant dans les coûts et en voulant tout rapidement, c’est là que les relations deviennent tendues et que la relation se dégrade. 

Vu les honoraires qui se pratiquent dans le marché, l’inflation des dernières années et la pénurie de main d’œuvre, il est difficile pour les entreprises de gestion d’offrir à la fois des outils logiciels, une charge de travail raisonnable et la formation nécessaire pour parvenir à faire l’ensemble du travail attendu par les clients.  Disons simplement que l’opération d’une compagnie en gestion de copropriétés représente des défis depuis les dernières années.   

L’industrie est donc en pleine mutation.    

Cette mutation force les compagnies qui veulent faire de la copropriété à trouver des gains d’efficacité opérationnels et des méthodes de travail qui permettent de prioriser les dossiers avec leurs clients pour pouvoir entretenir des relations positives et ainsi alléger certains irritants que vivent les employés des firmes de gestion, de sorte d’arriver à les intéresser dans une carrière à plus long terme dans cette industrie. 

Cela va sans dire que les compagnies de gestion doivent revoir les rémunérations des gestionnaires de copropriétés afin de rester compétitives dans un marché de l’emploi sursollicité. 

Cela aura assurément une incidence à la hausse sur les honoraires de gestion et le fameux ”prix par porte”, lequel se rapprochera bien plus de ceux qui se pratiquent en Ontario (50 $-60$++/ porte), province dans laquelle la gestion s’est professionnalisée il y a quelques années déjà et où les services de gestion sont souvent intégrés verticalement (avec une offre élargie de service telle la location, le courtage achat-vente, la gestion technique, etc.) vu la taille plus grosse des sociétés de gestion.   Ces honoraires, bien que plus élevés qu’aujourd’hui, ne devraient pourtant choquer personne puisqu’ils se rapprocheront de ce qui se pratique sur le marché locatif, alors même que la gestion d’un immeuble en copropriété est passablement plus complexe sur le plan juridique.

La valeur de la continuité en immobilier 

Tant au niveau des conseils d’administration que des employés des compagnies de gestion, il y a une grande valeur à avoir des gens qui connaissent l’histoire d’un immeuble. Cela sauve assurément du temps et des coûts d’opération. Par contre, cela devient un réel défi dans le contexte actuel de roulement de personnel dans le secteur de la copropriété.

J’ai émis quelques pistes de solutions sur Comment mobiliser votre gestionnaire de copropriété ? en janvier 2022.  Je vous confirme qu’elles sont toujours d’actualité et doivent être prises au sérieux si nous voulons aider l’industrie de la copropriété à rayonner. C’est un travail d’équipe entre les firmes de gestion et leurs clients puisque la gestion d’une copropriété ne saurait bien fonctionner autrement.      

Oublions l’utopie en copropriété

Vous avez certainement déjà vu le graphique ci-dessous, mais il est particulièrement utile en copropriété puisqu’il donne des pistes de solution sur les zones où des compromis devront être faits pour arriver à entretenir des relations positives entre gestionnaires et syndicats.

Sans trouver l’équilibre entre les honoraires, la qualité du service et la rapidité d’exécution, une pression énorme est mise sur les gestionnaires d’immeubles, lesquels en viennent à développer un sentiment d’incompétence et une remise en question de leur pertinence dans cette industrie. Sont-ils vraiment incompétents ou est-ce que les paramètres pour permettre leur succès ne leur ont tout simplement pas été offerts ? Pour ma part, je répète à tous nos gestionnaires chez SolutionCondo qu’il faut amener les clients à prioriser en gestion immobilière et j’y crois profondément. C’est le seul moyen constructif pour être en mesure d’entretenir des relations positives dans un domaine où le volume de travail excédera toujours le temps de travail disponible (et c’est aujourd’hui encore plus vrai vu le volume de travail provenant des nouvelles lois).

Parfois, certains administrateurs ou copropriétaires se sentent justifiés (à tort) de mettre une pression telle sur le gestionnaire que cela pourrait s’apparenter à du harcèlement. Il est vrai qu’un contrat de service existe entre le gestionnaire et son client, mais cela ne fait pas en sorte que tous les comportements soient permis et que tout soit dû, tout de suite, tout le temps et à tout heure du jour et de la nuit. Pour qu’une relation soit saine, il faut une communication, du respect, des compromis, une compréhension mutuelle des enjeux et des imprévus et une certaine priorisation, etc.  

Selon la commission des normes du travail (CNESST), l’employeur a l’obligation de prévenir le harcèlement dans son entreprise et de prendre les moyens appropriés pour le faire cesser lorsqu’une situation est portée à sa connaissance. Actuellement, le seul moyen de défense d’un employé lorsque les agissements vont trop loin (et qu’on arrive pas à trouver un compromis raisonnable), c’est de démissionner ou que son employeur utilise la clause lui permettant de rompre le contrat de gestion. On admettra que ce n’est pas trop bon pour la continuité !

Évidemment, la majorité des firmes de gestion interviendront pour tenter de trouver un équilibre dans la relation avec un conseil d’administration avec qui les relations sont difficiles.  L’idée n’est pas de lancer la serviette à la première embuche, mais parfois cela s’avère tout simplement impossible de trouver un équilibre.

C’est pour cette raison que certains syndicats de copropriété changeront de gestionnaires plus fréquemment, soit à l’intérieur d’une même firme (vu le roulement des employés), soit en changeant d’une compagnie de gestion à l’autre. Lorsque cela se produit, c’est un gros signal d’alarme qui devrait s’allumer !  

 

Les défis sont encore plus grands dans la petite copropriété 

La petite copropriété est victime de sa taille, car la recherche de l’équilibre précédemment discutée est plus difficile. Malheureusement, les nouvelles lois ne font pas de distinction entre les syndicats. Ainsi, les petits immeubles sont soumis aux mêmes règles que les grands et toutes les nouvelles lois (projet de loi 16, 141, 41, 25, etc.) s’appliquent à eux, sans égard à leur taille. 

Pour beaucoup de tâches, le temps de réalisation n’est pas proportionnel à la taille de l’immeuble et ainsi les petits immeubles sont nettement défavorisés (ex: déclaration annuelle au registraire des entreprises, déclaration d’impôt, avis d’infraction, assemblée annuelle, etc.). C’est d’ailleurs pourquoi tant de petites copropriétés font de la gestion autonome.  

Avec les nouvelles lois, plusieurs petits syndicats cherchent un gestionnaire externe, mais ils seront souvent déçus, car le niveau de service offert n’est souvent pas une gestion complète au sens où l’aimeraient les administrateurs. Ces derniers doivent continuer à être activement impliqués, doivent prendre des décisions et réaliser certaines tâches puisque tout n’est pas inclus dans un mandat de gestion, même en ”gestion complète”.

L’utilisation de logiciel de gestion autonome, tel que UpperBee Condo peut sauver beaucoup de temps et faciliter le travail, à défaut de trouver un gestionnaire externe.

Conclusion

L’industrie vit une pénurie de gestionnaires de copropriétés. C’est un fait bien réel !

À ce point-ci, soit la situation s’aggrave parce qu’on n’accorde pas d’importance aux paramètres qu’on peut contrôler (ex: attitude, patience, compréhension, entraide), soit on réalise que c’est un travail d’équipe et qu’on travaille tous dans la même direction et dans le but commun qu’est la bonne gestion du patrimoine immobilier. 

Que nous soyons, administrateurs, gestionnaires, ou copropriétaires, nous devons tous faire des compromis et travailler au succès des immeubles sous gestion.  

N’hésitez pas à nous transmettre des pistes de solution en commentant ce blogue afin d’alimenter la réflexion !

Elise Beauchesne, CPA, Adm.A
Présidente
SolutionCondo

 

 

Commentaires

  • Jean-Pierre Huppe dit :

    9 mai 2023 À 22 H 08 MIN

    Bonjour Stéphane, Toutes les firmes de gestions ne sont pas égales. Comme dans tous les domaines, il y a des gens qui s'en fout et il en a d'autres qui prennent çà à coeur. Je travaille dans le milieu de la copropriété depuis presque 12 ans. Je trouve que tu as mal tombé pour te plaindre auprès de la présidente d'une des meilleures entreprises de gestion au Québec. Comme dans tous les milieux, la loi de pareto s'applique. Jean-Pierre Huppé CET Distribution Inc.

    Répondre
  • Joan Oborne dit :

    9 mai 2023 À 11 H 20 MIN

    Bonjour Stéphane, J'te trouve ton commentaire dur envers l'auteur. Il y a des gestionnaires très dévoués à leurs clients, il ne faut pas tous nous mettre dans le même bateau. Je n'irais pas jusqu'à nous décrire comme des héros, mais on devrait plutôt nous considérer comme des collègues aux administrateurs. Dans une bonne relation gestionnaire/copropriété, c'est un travail d'équipe. Et pour ce qui est de la responsabilité, c'est tout à fait faux. Nous devons aussi prendre des assurances en cas de faute ou omission. Nous somme des humains, et tous les humains peuvent faire des erreurs. Compare plutôt plutôt les différents types de copropriété (petit, grand, horizontale, vertical, triplex, maisons de villes, etc.), chacun a des besoins spécifiques et un gestionnaire doit savoir ce qui s'applique à chacun, et ensuite d'adapter aux différents types de personnalités des administrateurs. C'est un métier difficile à jongler. Je suis sincèrement désolée que tu sembles avoir vécu une mauvaise expérience. En toute sincérité, Joan

    Répondre
  • Gisèle Brodeur dit :

    9 mai 2023 À 8 H 41 MIN

    Mes collègues et moi sommes gestionnaires bénévoles de notre copropriété. Nous tentons d’éviter que la gestion soit donnée à une firme de gestion professionnelle, justement pour éviter les coûts reliés à leurs services. Je voudrais émettre 2 points: 1) Je comprends que les firmes de gestion n’ont pas la flexibilité et le temps nécessaire pour offrir des solutions alternatives pour répondre aux nouvelles exigences de la loi. Ce qui fait qu’ils augmentent les frais de condos brutalement pour se protéger contre d’éventuelles poursuites de mauvaise gestion advenant une avarie sérieuse à la copropriété. Les copropriétaires d’unités plus anciennes se voient obligés d’immobiliser rapidement des montants qui pourraient ´dormir’ des années dans le compte de banque de leur syndicat. On s’entend que les frais de condos ainsi augmentés empêchent certains copropriétaires d’effectuer des rénovations. Résultats: frais de condos élevés, unités défraîchies = lacheteurs potentiels sont plus frileux. 2) Il y a comme nous des comités d’administration bénévoles qui font du bon travail. Les lois actuelles sont utiles, j’en conviens, mais pas évidentes à mettre en place,. On est capable d’apprendre! Essayez de former et d’aider des administrateurs bénévoles au lieu de vouloir des universitaires pour faire le travail. Puisque vous avez plus de demandes que de capacité à y répondre, pourquoi ne pas travailler à inciter les copropriétaires à s’impliquer? Le manque de collaboration des copropriétaires est en partie dû au fait qu’ils ont peur de commettre des erreurs. Offrez un service de soutien! Des cours intensifs de fin de semaine ! Arrêtez de nous obliger à ne faire affaire qu’avec des professionnels diplômés universitaires: administrateurs, inspecteurs, comptables agréés et tous les prochains diplômés à être habilités à ´étudier’ le carnet d’entretien versus le compte de prévoyance. En conclusion: pour les administrateurs, bénévoles ou professionnels, le manque de courtoisie des copropriétaires ne contribue pas à rendre la tâche plus attirante. Donc, chers copropriétaires, impliquez-vous! Vous comprendrez mieux pourquoi les décisions moins populaires sont prises. Et qui sait? Peut-être réussirez-vous à faire le travail sans avoir à payer une firme professionnelle.

    Répondre
  • Stephane Patoprsty dit :

    9 mai 2023 À 7 H 14 MIN

    Franchement pathétique vous décrivez les gestionnaires comme des héros alors que ceux-ci ont ZÉRO risques car vous dites que vous avez un sentiment d'incompétence ? Elle est bien bonne ! Que vous soyez incompétents ou non ! Ce sont les co-proprietaires SEULS qui paient justement pour votre incompétence car eux seuls PAIENT puisque peu importe vos frais de gestions sont LÀ et pire encore ils augmentent sans cesse et ce grâce justement à votre INCOMPÉTENCE ! SEUL une gestion des co-oroprietaires PAR et POUR eux-mêmes peu fonctionner car eux seuls ont à COEUR LEURS INTÉRÊTS alors que les gestionnaires s'en foutent COMPLÈTEMENT ! Alors votre lettre est juste INSULTANTE !

    Répondre
  1. Avatar Stephane Patoprsty dit :

    Franchement pathétique vous décrivez les gestionnaires comme des héros alors que ceux-ci ont ZÉRO risques car vous dites que vous avez un sentiment d’incompétence ? Elle est bien bonne ! Que vous soyez incompétents ou non ! Ce sont les co-proprietaires SEULS qui paient justement pour votre incompétence car eux seuls PAIENT puisque peu importe vos frais de gestions sont LÀ et pire encore ils augmentent sans cesse et ce grâce justement à votre INCOMPÉTENCE !

    SEUL une gestion des co-oroprietaires PAR et POUR eux-mêmes peu fonctionner car eux seuls ont à COEUR LEURS INTÉRÊTS alors que les gestionnaires s’en foutent COMPLÈTEMENT !

    Alors votre lettre est juste INSULTANTE !

    • Avatar Joan Oborne dit :

      Bonjour Stéphane,
      J’te trouve ton commentaire dur envers l’auteur.
      Il y a des gestionnaires très dévoués à leurs clients, il ne faut pas tous nous mettre dans le même bateau.
      Je n’irais pas jusqu’à nous décrire comme des héros, mais on devrait plutôt nous considérer comme des collègues aux administrateurs. Dans une bonne relation gestionnaire/copropriété, c’est un travail d’équipe.
      Et pour ce qui est de la responsabilité, c’est tout à fait faux. Nous devons aussi prendre des assurances en cas de faute ou omission. Nous somme des humains, et tous les humains peuvent faire des erreurs.
      Compare plutôt plutôt les différents types de copropriété (petit, grand, horizontale, vertical, triplex, maisons de villes, etc.), chacun a des besoins spécifiques et un gestionnaire doit savoir ce qui s’applique à chacun, et ensuite d’adapter aux différents types de personnalités des administrateurs.

      C’est un métier difficile à jongler. Je suis sincèrement désolée que tu sembles avoir vécu une mauvaise expérience.

      En toute sincérité,
      Joan

    • Bonjour Stéphane,
      Toutes les firmes de gestions ne sont pas égales. Comme dans tous les domaines, il y a des gens qui s’en fout et il en a d’autres qui prennent çà à coeur. Je travaille dans le milieu de la copropriété depuis presque 12 ans. Je trouve que tu as mal tombé pour te plaindre auprès de la présidente d’une des meilleures entreprises de gestion au Québec. Comme dans tous les milieux, la loi de pareto s’applique.
      Jean-Pierre Huppé
      CET Distribution Inc.

  2. Avatar Gisèle Brodeur dit :

    Mes collègues et moi sommes gestionnaires bénévoles de notre copropriété. Nous tentons d’éviter que la gestion soit donnée à une firme de gestion professionnelle, justement pour éviter les coûts reliés à leurs services. Je voudrais émettre 2 points:

    1) Je comprends que les firmes de gestion n’ont pas la flexibilité et le temps nécessaire pour offrir des solutions alternatives pour répondre aux nouvelles exigences de la loi. Ce qui fait qu’ils augmentent les frais de condos brutalement pour se protéger contre d’éventuelles poursuites de mauvaise gestion advenant une avarie sérieuse à la copropriété. Les copropriétaires d’unités plus anciennes se voient obligés d’immobiliser rapidement des montants qui pourraient ´dormir’ des années dans le compte de banque de leur syndicat. On s’entend que les frais de condos ainsi augmentés empêchent certains copropriétaires d’effectuer des rénovations. Résultats: frais de condos élevés, unités défraîchies = lacheteurs potentiels sont plus frileux.

    2) Il y a comme nous des comités d’administration bénévoles qui font du bon travail. Les lois actuelles sont utiles, j’en conviens, mais pas évidentes à mettre en place,. On est capable d’apprendre! Essayez de former et d’aider des administrateurs bénévoles au lieu de vouloir des universitaires pour faire le travail. Puisque vous avez plus de demandes que de capacité à y répondre, pourquoi ne pas travailler à inciter les copropriétaires à s’impliquer? Le manque de collaboration des copropriétaires est en partie dû au fait qu’ils ont peur de commettre des erreurs. Offrez un service de soutien! Des cours intensifs de fin de semaine ! Arrêtez de nous obliger à ne faire affaire qu’avec des professionnels diplômés universitaires: administrateurs, inspecteurs, comptables agréés et tous les prochains diplômés à être habilités à ´étudier’ le carnet d’entretien versus le compte de prévoyance.

    En conclusion: pour les administrateurs, bénévoles ou professionnels, le manque de courtoisie des copropriétaires ne contribue pas à rendre la tâche plus attirante. Donc, chers copropriétaires, impliquez-vous! Vous comprendrez mieux pourquoi les décisions moins populaires sont prises. Et qui sait? Peut-être réussirez-vous à faire le travail sans avoir à payer une firme professionnelle.

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