Dimanche 23 janvier 2022

Pourquoi est-il important de donner de l’autonomie à votre gestionnaire ?

Voici un extrait d’un texte qui décrit bien les rôles du conseil d’administration et du gestionnaire, lesquels doivent tous les deux travailler ensemble :

Les rôles des administrateurs et des gestionnaires

La gouvernance d’une organisation est assurée à la fois par les administrateurs du CA et les gestionnaires. D’ailleurs, le Collège des administrateurs de sociétés se réfère à l’International Federation of Accountants pour définir ce qu’est la gouvernance :

L’ensemble des responsabilités et pratiques exercées par le conseil d’administration et la direction de l’entreprise avec comme objectif de développer une direction stratégique, d’assurer que les objectifs sont atteints, d’assurer que les risques sont correctement identifiés et pris en compte, et de vérifier si les ressources de l’entreprise sont utilisées avec économie, efficience et efficacité.

À cet égard, les administrateurs jouent un rôle fondamental, et ce, sur plusieurs plans, à l’égard de la mission, des valeurs de l’organisation, de la stratégie, des politiques, de la conformité des pratiques, etc.

Il revient également aux administrateurs de s’assurer de la mesure des résultats et de la performance de l’organisation, en plus du respect des lois et des règlements qui la régissent. Le CA veille ainsi aux intérêts des membres de l’organisation et, le cas échéant, des actionnaires de l’entreprise.

Les gestionnaires de l’organisation doivent, pour leur part, se charger des activités quotidiennes. C’est à eux que reviennent les pouvoirs d’appliquer les stratégies de l’organisation et de gérer les activités afin de créer de la valeur et d’assurer que l’organisation soit performante.

La complémentarité des rôles entre les membres du CA est donc capitale et ces derniers ont intérêt à être bien compris des différents acteurs en vue d’assurer une gouvernance efficace de l’organisation ou de l’entreprise.

À la lumière des propos précédents, est-ce que le conseil d’administration devrait se pencher sur toutes les décisions, peu importe leur nature ou leur importance ?

Évaluer les risques et établir la stratégie

En copropriété, le budget est en quelque sorte la recette opérationnelle de votre immeuble à travers laquelle doit se refléter notre analyse des risques pour l’immeuble, lesquels nous gérons par divers entretiens préventifs.  C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est utile d’avoir une charte comptable suffisamment détaillée pour permettre de clairement voir si des items qui doivent être planifiés et faits l’ont bien été.  Si ce n’est pas le cas, il est alors possible de rapidement corriger le tir.  Ainsi, un budget bien fait est un outil de gestion précieux pour enligner les tâches à réaliser sur un immeuble.

Une fois le budget adopté par le conseil d’administration, le gestionnaire devrait être suffisamment autonome pour avancer au niveau de la mise en œuvre de celui-ci et suffisamment comprendre la vision de son conseil d’administration pour prendre de bonnes décisions dans les situations d’urgence ou pour reconnaître les circonstances qui font en sorte qu’ils devraient présenter un projet au conseil avant d’aller de l’avant.  

Le gestionnaire devrait en effet consulter le conseil lors de décisions importantes ou pour celles qui sortent du cadre régulier des affaires du syndicat (ex : poursuite, changement de fournisseurs, application de nouvelles politiques ou règlements, etc.).  Toutefois, il devrait être en mesure de renouveler le contrat d’inspection alarme-incendie avec un fournisseur duquel le conseil a été satisfait par le passé si les coûts sont à l’intérieur du budget.  Il devrait également être en mesure de donner le feu vert pour un remplacement de fenêtre brisée (situation d’urgence) ou le remplacement de bougie d’allumage dans un système de ventilation (entretien régulier normalement hors du contrat régulier de la compagnie de ventilation) lorsqu’un fournisseur usuel a été déterminé par le syndicat pour ce type de situation.

Évaluer la performance : l’analyse d’avancement budgétaire 

L’analyse d’avancement budgétaire (et la compréhension des écarts entre les résultats réels et le budget opérationnel) est l’outil que devrait privilégier le gestionnaire pour guider son conseil d’administration dans sa tâche d’évaluation de la performance.

En effet, il arrive que de mauvaises surprises se produisent et qu’il faille prendre des décisions pour arriver à l’équilibre budgétaire que tout syndicat de copropriété vise (ex: couper dans des projets spéciaux, repousser un entretien qui peut attendre, etc.) afin de compenser pour des situations qui n’avaient pas été prises en compte au moment de faire l’exercice budgétaire. 

Le fait de faire cette analyse périodiquement avec le conseil permet à ce dernier de comprendre les décisions prises au niveau opérationnel et avoir l’opportunité de changer certaines stratégies pour arriver à l’équilibre budgétaire.

Autonomie du gestionnaire : des bénéfices pour tout le monde

Pour le gestionnaire 

Le fait de donner de l’autonomie au gestionnaire a de bonnes chances de le mobiliser à long terme, car il sentira que le conseil d’administration lui fait suffisamment confiance et croit qu’il a suffisamment un bon jugement pour prendre certaines décisions. 

De plus, procéder ainsi fait sauver énormément de temps au gestionnaire puisque cela allège le travail administratif pour ce dernier qui n’a pas à préparer tout le matériel pour présenter ces dossiers au conseil d’administration.  Ce temps, il pourra évidemment le consacrer à faire avancer d’autres dossiers pour l’immeuble, ce qui rendra les résidents plus contents et donnera à votre gestionnaire un sentiment de se réaliser davantage pour votre immeuble.

Pour le conseil d’administration 

En procédant ainsi, votre travail d’administrateur est allégé, puisque vous n’avez plus à vous impliquer dans toutes les décisions aussi petites soient-elles, ce qui vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur les projets d’importances tels que les projets d’amélioration, les travaux majeurs et autres projets qui requièrent davantage d’analyse de la part du conseil d’administration.

En conclusion

Il faut bien choisir votre gestionnaire pour ses compétences et ensuite, lui faire confiance pour prendre certaines décisions en ligne avec le budget et s’ajuster de part et d’autre si le conseil juge qu’il aurait pris une décision différente (on ajuste les procédures, on clarifie la vision, etc.).  Agir de cette façon avec votre gestionnaire vous permettra de bâtir une relation de confiance avec celui-ci et de lui donner l’envie de donner son 110 % pour votre communauté.  Dans un contexte de mobilité facile de la main-d’œuvre causée par la pénurie de professionnels en copropriété, c’est aussi une excellente approche pour éviter le roulement de gestionnaire sur votre immeuble.     

En somme, une autonomie encadrée par des processus adéquats est un gage d’efficacité et de succès.

Elise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
Présidente SolutionCondo