Mercredi 22 mai 2019

Projet de loi 16 : ce qu’implique un ‘’carnet d’entretien’’

Avec le projet de loi 16, j’ai l’impression qu’on met la charrue avant les bœufs en tentant de créer une obligation de mettre en place et de suivre un carnet d’entretien, alors que celui-ci n’est même pas un outil de travail défini clairement, que la pratique n’est pas répandue et que les coûts et le temps pour mettre cette pratique en œuvre sont méconnus.  Ce qui se devrait d’être une pratique de gestion qu’on fait évoluer et qu’on bonifie est actuellement inséré dans un projet de loi et viendra créer des obligations qui comportent des risques.  Cela me paraît excessivement dangereux et risque fort de créer d’autres problématiques collatérales tels des litiges.

Je participe moi-même à un groupe de travail du RGCQ dans lequel on tente de définir le carnet d’entretien.  Nos travaux ne sont d’ailleurs pas terminés et l’un des plus gros défis que nous avons est de formuler une définition du “carnet d’entretien” pour que la réalisation soit accessible à tous et que la mise en œuvre ne représente pas un volume de travail trop important. Avec un carnet d’entretien, il est facile de créer un système complexe qui prendra un temps inouï à maintenir. Il faut donc trouver un équilibre entre les coûts administratifs de maintien d’un carnet d’entretien et les bénéfices que celui-ci fournira en termes d’information. 

Je participe à ce groupe de travail justement pour y apporter mon expérience puisque chez SolutionCondo, nous avons avancé notre logique à cet effet dans les dernières années et développé dans notre logiciel un carnet d’entretien étoffé qui nous permettra de suivre la parade peu importe ce qu’il adviendra de cet article du projet de loi 16. Alors pourquoi suis-je autant critique à l’égard du carnet d’entretien me direz-vous ? En fait, c’est que même avec des outils technologiques, le maintien d’un carnet d’entretien est susceptible d’exiger beaucoup de temps d’administration et qu’en conséquence, je suis convaincue qu’il n’est pas utile à tous les types de bâtiment de la même façon. Notre groupe de travail sur le sujet au RGCQ en vient d’ailleurs à cette conclusion et travaille à trouver une proposition qui permettra également une mise en oeuvre efficace pour les petits immeubles.

Mais qu’est-ce qu’un carnet d’entretien ?

Un carnet d’entretien est le cumul de tous les documents utiles à la bonne gestion d’un bâtiment et la répartition des tâches d’entretien entre tous les individus qui travaillent sur un bâtiment (concierge, intendant, contractuels).  En somme c’est la recette d’entretien d’un bâtiment.

Pour le monter, il faut rapatrier tous les documents utiles :

1. Plans de l’immeuble tel que construit
2. Certificat de localisation
3. Liste de tous les sous-traitants ayant travaillés sur l’immeuble
4. Détails sur le choix des fournitures, matériaux et finis des aires communes et privatives
5. Manuels d’utilisation des équipements
6. Lettres de garantie sur les équipements

Ensuite, il faut :

1. Faire l’inventaire de tous les équipements et composantes de l’immeuble
2. Établir où ils sont situés dans le bâtiment
3. Établir les tâches d’entretien sur les équipements, composantes et finis
4. Déterminer qui fera l’entretien (concierge, intendant, contractuels, etc.)
5. Déterminer à quelle fréquence on validera la mise en œuvre par un audit des entretiens réalisés (état d’immeuble)

Contrairement à l’étude du fonds de prévoyance qui vise les travaux majeurs à long terme, le carnet d’entretien vise les tâches d’entretien qui sont financées à même les opérations régulières. On parle donc de tâches souvent réalisées par le concierge (nettoyer le drain devant la porte de garage, vérifier qu’il n’y a pas d’obstruction des drains de toit par des débris, etc.) ou par des sous-traitants externes (contrat de déneigement, contrat d’entretien de la ventilation, etc.).  Il s’agit de tâches répétitives qui sont normalement réalisées dans un horizon allant de 1 mois à 1 an, voire aux 3 à 5 ans pour certaines tâches spécifiques (ex : nettoyage du système de drainage vertical, nettoyage des conduits de sécheuse, etc.).

Le carnet d’entretien est un document de travail fort utile pour faciliter le processus de planification budgétaire, car il donne accès aux informations sur les tâches d’entretien préventif qui devraient être réalisées sur le bâtiment. C’est un aide-mémoire formidable pour opérer un bâtiment.

Accès aux informations sur le bâtiment

Actuellement le plus grand défi pour monter efficacement un carnet d’entretien est d’avoir accès aux informations utiles, car souvent on les obtient au compte-gouttes ou au fur et à mesure qu’on opère le bâtiment.  Avec le projet de loi 16, on pourra obtenir plus facilement les plans du bâtiment, mais cela ne règle pas la problématique d’obtenir les autres informations nécessaires :

1. Liste de tous les sous-traitants ayant travaillés sur l’immeuble
2. Détails sur le choix des fournitures, matériaux et finis des aires communes et privatives
3. Manuels d’utilisation des équipements
4. Lettres de garantie sur les équipements

Il est donc impératif de régler ces lacunes d’information avant d’envisager forcer la mise en place d’un carnet d’entretien à tous les types de copropriété, sans quoi le travail pour l’établir sera plus laborieux et plus coûteux, même s’il est réalisé par un professionnel.

Allons-y par étapes

Si on veut faire une première loi pour améliorer la situation du maintien du patrimoine en copropriété, ce serait d’obliger le promoteur qui détient les informations sur la construction du bâtiment et sur les équipements à les transmettre aux syndicats dans un format adéquat afin que le syndicat puisse établir lui-même, ou avec l’aide d’un professionnel, son carnet d’entretien.  La clé pour assurer le bon entretien des immeubles est que les informations essentielles soient disponibles, ce qui est loin d’être toujours le cas actuellement.

En effet, le carnet d’entretien qui se veut une bonne pratique de gestion, n’est pas obligé de faire l’objet d’une loi, créant ainsi des obligations pour les syndicats que certains auront de la difficulté à réaliser puisqu’ils leur manquent des informations clés.

Conclusion 

Une fois qu’on sera en mesure d’avoir accès aux informations utiles, on pourra envisager de réaliser efficacement un carnet des entretiens à faire, et uniquement ensuite on pourra envisager de trouver des méthodes efficientes de suivis du plan d’entretien alors établit (les entretiens faits).  Par contre, je vous confirme qu’on n’est vraiment pas rendu là, même avec toute la bonne volonté du monde. Ainsi, imposer cette obligation aux syndicats tel que le veut le projet de loi 16, alors que rien n’est actuellement défini, c’est faire prendre un risque important aux administrateurs qui n’ont tout simplement pas les moyens d’y arriver efficacement.

Elise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
SolutionCondo