Projet pilote – Ajustement des heures d’accessibilité des lignes téléphoniques

Analyse du projet et ajustement permanent

Depuis le 25 octobre dernier, nous expérimentions au travers d’un projet pilote un horaire ajusté d’accessibilité de nos lignes téléphoniques. Ce projet visait à permettre à nos équipes de se dégager du temps pour effectuer les suivis requis par les différents dossiers et demandes qui ne cessent d’augmenter en nombre et en complexité ainsi que pour planifier et réaliser les travaux et inspections requis par les nouvelles lois en vigueur. Nos heures d’accessibilité téléphonique sont donc du lundi au vendredi de 9h à 13h.

L’analyse de ce projet nous a permis de conclure que de limiter les plages horaires des lignes téléphoniques permettait effectivement d’avancer un bon nombre de dossiers et d’assurer un meilleur suivi des demandes reçues. En revanche, nous avons constaté que la situation pouvait compliquer la communication avec les fournisseurs de service de même que les demandes importantes, mais non urgentes des copropriétaires, principalement quand leur venait le temps de réserver pour un emménagement ou un déménagement.

Ainsi, nous avons pris la décision de réajuster nos heures d’accessibilité de nos lignes téléphoniques, et ce, de manière permanente. Afin d’être plus accessibles pour nos collaborations et notre clientèle tout en réservant du temps à nos équipes pour le traitement des dossiers, nos lignes téléphoniques sont accessibles du lundi au vendredi entre 9h et 15h, depuis le 18 avril dernier.

Gestion des urgences

Nous vous rappelons que lorsque nos lignes téléphoniques sont fermées, elles sont dirigées vers un centre d’appels afin de nous permettre de continuer à traiter les urgences, comme :

Sinistres
Bris des portes donnant accès à l’immeuble par l’extérieur (ex : porte de garage, entrée principale et entrées secondaires, etc.)
Bris des ascenseurs
Alarme incendie
Demandes de remorquage…

Ainsi, nos lignes téléphoniques sont transférées vers un centre d’appels du lundi au vendredi entre 15h et 9h, de même que les weekends et jours fériés.

Menu téléphonique

Durant nos heures d’accessibilité, il est important d’écouter attentivement notre menu téléphonique et de choisir l’option appropriée à votre demande afin de rejoindre les bons intervenants. Voici les lignes téléphoniques de notre menu :

OPTION 1 : Questions opérationnelles (problème sur l’immeuble, déménagements, puces, manettes et intercom)
OPTION 2 : Questions administratives : Vente, règlement de l’immeuble, information au sujet de la location de votre unité de condo et signalement ou suivi sur des infractions
OPTION 3 : Questions financières : Frais de condo et états de compte

Informations et outils disponibles dans le portail web du syndicat

Foire aux questions (FAQ)

Les copropriétaires sont invités à consulter la section des FAQ disponibles dans le portail web de la copropriété (pour s’y connecter https://app.solutioncondo.com) pour en apprendre plus sur les procédures qui s’appliquent à leur copropriété. On y retrouve des informations, entre autres, au sujet de :

Coût des puces et télécommandes de garage additionnelles
Fonctionnement des emménagements et déménagements
Modalités de la location des salles communes, multifonctionnelles ou chalet urbain
Etc.

Requêtes de service

Il vous est également possible de poser des questions ou de signaler une problématique en utilisant les différents types de requêtes de service proposées dans ce même portail.

Réservations (déménagements, salle, etc.)

Nous vous rappelons que la réservation de salle et que les réservations d’ascenseur se font dans le calendrier de copropriété disponible dans le portail web de votre copropriété.

Documents

Différents documents sont accessibles directement dans le portail web de votre syndicat, comme :

Déclaration de copropriété
Procès-verbaux des réunions du CA et des assemblées de copropriétaires
Certificat d’assurances du syndicat
États financiers
Rapport d’expertise (étude du fonds de prévoyance, rapport sur la valeur assurable, etc.)
Registre des finis de base des parties communes
Etc.

Règlements

La plupart des règlements de la déclaration de copropriété sont documentés dans le registre des règlements de l’immeuble disponible en ligne. Il vous est aussi possible d’y retrouver les règlements qui se sont ajoutés au fil du temps ou qui ont été amendés.

Il est possible, dans cet outil, d’effectuer des recherches par mot clé et d’exporter l’information (ex : lorsque requis par un acheteur potentiel ou pour remettre à un locataire).

Finalement, nous remercions nos collaborateurs et notre clientèle pour leur appui dans le cadre du projet pilote qui nous permet de prendre des mesures plus permanentes pour ajuster nos services afin de maintenir notre niveau de service en permettant une meilleure qualité de vie à nos employés par l’amélioration du milieu de travail.

Cordialement,

Élise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
Présidente, Solution Condo inc.