Registre des entreprises du Québec (REQ) : Nouvelles obligations pour fournir des pièces d’identité

À compter du 31 mars prochain, le Registraire des entreprises du Québec (REQ) exigera la fourniture d’une pièce d’identité pour chacun des administrateurs actifs du syndicat et pour tout nouvel administrateur.

Certains d’entre vous ont déjà été informés de ce virage du Registraire des entreprises du Québec qui entrera prochainement en vigueur. Cette mesure a été mise en place pour améliorer la transparence des entreprises, et protéger le public.

Pièce d’identité

Les pièces d’identité des administrateurs à fournir devront remplir certains critères :

être délivrée par une autorité gouvernementale
doit contenir le nom, le prénom et la date de naissance de l’administrateur
doit être lisible pour être acceptée et non expirée
Une photo n’est pas requise

Documents acceptés

Voici les pièces d’identité qui seront acceptées :

Passeport
Permis de conduire
Carte d’assurance malade
Carte de résident permanent du Canada
Document d’immigration délivré par le gouvernement du Canada
Pièces d’identité officielles des militaires, policiers ou diplomates du Canada
Certificat sécurisé de statut d’indien
Certificat de naissance du Québec

Entrée en vigueur de l’obligation

Cette nouvelle obligation entre donc en vigueur le 31 mars 2023. À compter de cette date, les syndicats devront se conformer à cette exigence et fournir l’information pour tout nouvel administrateur lors d’une déclaration de mise à jour courante.

Autrement, ils devront veiller à cette actualisation au moment de faire leur déclaration de mise à jour annuelle au REQ.

Rappel : les périodes de production des déclarations annuelles au REQ sont les suivantes :

Entreprises jumelées¹ à Revenu Québec: Dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice financier
Entreprises non jumelées : Entre le 15 mai et le 15 novembre de chaque année

Note¹: Les entreprises jumelées sont celles qui produisent leur déclaration annuelle au REQ à même leur déclaration de revenus provinciale.

Particularité pour les entreprises jumelées et la déclaration de revenus provinciale (particularités pour les impôts)

En raison de cette nouvelle obligation et jusqu’à ce que le syndicat s’y soit conformé, il ne sera pas possible de procéder à la déclaration annuelle au REQ à même la déclaration de revenus provinciale.

Ainsi, assurez-vous de bien cocher NON à la ligne 39 de la Déclaration de revenus des sociétés (CO-17).

Vous devrez ainsi prévoir de faire la déclaration annuelle au REQ en utilisant le NEQ et le clicSéqur Express. C’est également à ce moment-là que vous devrez payer les droits d’immatriculation annuels de la copropriété.

Il est conseillé de procéder au paiement par carte de crédit puisque le REQ se réserve le droit de refuser toute déclaration annuelle dont les droits n’auront pas été acquittés dans les 10 jours du dépôt de cette déclaration. Ce délai est évidemment très court quand on pense que les chèques de syndicat doivent normalement être signés par deux membres avant d’être transmis aux fournisseurs, sans parler des délais postaux.

Sécuriser les informations personnelles des administrateurs

Le gestionnaire possédant un bon nombre d’informations personnelles sur ses clients, administrateurs et copropriétaires, ce n’est qu’une de plus qu’il devra gérer et surtout sécuriser.

Nous vous rappelons ainsi qu’il est nécessaire d’être prudents et de prendre toutes les mesures de sécurité requises pour protéger les copies de pièces d’identité que vous recevrez. Nous vous suggérons également de les détruire une fois qu’elles auront été soumises au REQ et que vous aurez la confirmation du REQ qu’elles ont été acceptées et traitées.

Et l’administrateur du bien d’autrui ?

Cette nouvelle obligation ne vise que les administrateurs, ainsi, l’administrateur du bien d’autrui, voire le gestionnaire, n’aura pas à fournir une telle pièce d’identité.