Mardi 4 avril 2023

REQ : Nouvelles obligations pour les administrateurs maintenant en vigueur

Comme annoncé dans notre précédent article, c’est le 31 mars dernier que sont entrées en vigueur les nouvelles obligations du Registraire des entreprises du Québec.

En effet, il est désormais obligatoire d’inscrire la date de naissance de chaque administrateur actif et de fournir une pièce d’identité gouvernementale et valide, comprenant le nom, prénom et la date de naissance de l’administrateur ; on pense notamment à la carte de la Régie de l’assurance maladie du Québec, le permis de conduire ou le passeport.

Le REQ a aussi profité de ce changement pour améliorer certains aspects des informations des administrateurs. Nous les abordons dans la marche à suivre ci-après.

Marche à suivre pour remplir ces obligations

Pour remplir ces nouvelles obligations, il vous faut produire une déclaration de mise à jour courante ou une déclaration annuelle avec modification.

Ainsi, vos devrez vous connecter aux services du REQ à l’aide du NEQ et du clicSéqur Express

1. Sélectionner le type déclaration que vous souhaitez réaliser (courante ou annuelle)
   

2. Choisissez l’option « Produire une nouvelle déclaration ».
3. Complétez comme à l’habitude les renseignements du signataire de la déclaration.
4. Rendez-vous dans la section « ADMINISTRATEURS », sélectionnez les administrateurs un à un et cliquez sur l’option « MODIFIER »
   

5. Complétez les champs pertinents de l’administrateur
   1. Date de naissance de l’administrateur au format AAA/MM/JJ
   2. Téléversement de la copie de pièce d’identité
   3. AMÉLIORATION : Il est dorénavant possible de changer la fonction de l’administrateur sans devoir mettre fin à son mandat et le recréer. Nous saluons cette amélioration.
   4. AMÉLIORATION : Le concept d’adresse professionnelle fait son entrée. En effet, les administrateurs sont toujours tenus de divulguer l’adresse de leur domicile. Toutefois, ils peuvent désormais soumettre leur adresse professionnelle. De ce fait, lorsqu’ils le font, c’est plutôt l’adresse professionnelle qui est rendue visible à l’état des renseignements au grand public.
      

6. Complétez votre mise à jour comme à l’habitude

Publication de déclaration

Nous avons effectué le test avec une déclaration de mise à jour courante et la publication des renseignements s’est faite quasi instantanément.

Nous supposons que les délais lorsqu’on fournit les informations au moyen d’une déclaration annuelle seront sensiblement les mêmes.

Considérant que les délais de publication d’une déclaration annuelle sont généralement plus longs que pour la déclaration de mise à jour courante, et considérant l’enjeu de gestion du paiement des droits annuels d’immatriculation, nous vous suggérons de remplir les obligations au moyen d’une déclaration de mise à jour courante, avant de réaliser votre déclaration de mise à jour annuelle sans modification.

Délais pour se soumettre à ces nouvelles obligations

Vous devrez respecter ces nouvelles obligations au plus tôt lors de :

• Changement au sein du conseil d’administration qui requiert une déclaration de mise à jour courante au REQ
• L’échéance de la déclaration annuelle au REQ du syndicat, soit :
  • Entreprise jumelée à Revenu Québec : Dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice financier du syndicat
  • Entreprise non jumelée : Entre le 15 mai et le 15 novembre 2023

Gestion des informations sensibles des administrateurs

Puisque vous devrez collecter un certain nombre d’informations personnelles et confidentielles sur les administrateurs des syndicats et en considération de la loi 25, nous vous invitons à prendre toutes les précautions requises pour assurer la sécurité de ces informations :

• Utilisez des modes de communication sécurisés
• Assurez-vous d’avoir une protection antivirus à jour, active et adéquate
• Conservez les informations reçues dans un dossier sécurisé et contrôlez les accès à ce dossier
• Supprimez définitivement les informations non pertinentes à la gestion courante du syndicat dès qu’elles ne seront plus utiles
  • Supprimer le courriel contenant cette information n’est pas suffisant. Il faut également le supprimer de la boîte dans Éléments supprimés (hard delete).
  • Supprimer les fichiers du dossier de sauvegarde n’est pas suffisant. Assurez-vous aussi de vider votre corbeille.

N’oubliez pas que cette obligation s’applique à toutes les entreprises immatriculées au REQ. Ainsi, les dirigeants des firmes de gestion devront faire le même processus pour leur propre entreprise de gestion.