Permet de faire une gestion efficace des budgets pour les opérations courantes et pour le fonds de prévoyance. Les cotisations aux fonds de prévoyance peuvent être faites distinctement pour chacun des éléments structurels importants de votre immeuble en copropriété. Permet également de répartir les dépenses budgétées en tenant compte des parties communes à usage restreint.
Module simple d'utilisation permettant de générer rapidement les états financiers de syndicats de copropriétés de toutes tailles.
Permet d’envoyer facilement des courriels aux copropriétaires et de conserver l’historique de ces communications.
Permet à un copropriétaire ayant un problème (ex. : dégât d’eau) de suivre l’évolution des démarches entreprises par le syndicat de copropriété pour résoudre la situation.
Permet de valider si le quorum sera atteint en fonction des gens ayant signifié leurs présences à la réunion.
Permet de créer facilement un avis de convocation, un ordre du jour et le procès-verbal qui s’ensuit pour les assemblées et réunions du conseil de votre syndicat de copropriété.
Il s'agit d'un lieu de discussion ouvert où les copropriétaires et administrateurs peuvent discuter entre eux et apporter des idées sur certains sujets d'intérêt général. Chacun peut soumettre de nouvelles suggestions suite à la lecture des interventions des autres.
Permet à l'administrateur de solliciter l'opinion des copropriétaires sur divers sujets. Cela peut l'aider dans la prise de certaines décisions sans qu'une assemblée spéciale du syndicat de copropriété soit nécessaire.
Permet de tenir à jour les informations de propriétaires et des locataires de l'immeuble.
Permet de gérer les polices d'assurances des copropriétaires et de s'assurer que chaque propriétaire possède une assurance responsabilité civile minimale à ce qui est requis par la déclaration.
Gérer les contrats octroyés à vos fournisseurs, les dates de renouvellement, etc.
Permet de gérer les règlements qui ont été adoptés en plus de ceux qui sont inclus dans la déclaration de copropriété.
L'Intranet regroupe toutes les informations du syndicat de copropriété, disponibles aux copropriétaires. Il s'agit aussi de l'endroit où est regroupé l'ensemble des fonctionnalités permettant aux administrateurs de faire efficacement la gestion du syndicat. L'accès à l'Intranet se fait via Internet. Cela vous permet d'accéder au logiciel Web de SolutionCondo, peu importe l'endroit où vous êtes.
Permet d’informer les copropriétaires sur des sujets ponctuels (ex. : déménagement d’un voisin, prochaine réunion du syndicat de copropriété, etc.)
De plus, le module de mémos permet à votre syndicat de tenir vos copropriétaires informés par notification courriel. Ce qui est utile, par exemple, lorsqu'un ascenseur est en panne, pour la coordination du lavage des vitres, ou pour sensibiliser les résidents sur les règles de vie de la copropriété.
Les modules de mémos, de forum, de requêtes de services, de messagerie et de gestion des documents, de même que l'application mobile SolutionCondo.com ne sont que quelques-uns des outils permettant une meilleure communication au sein de votre syndicat de copropriété.
Dans le cadre d’une gestion complète, le logiciel de gestion nous permet de bien documenter votre immeuble afin d’avoir toutes les informations nécessaires et de bien vous guider dans les décisions à prendre. De plus, puisque nous gérons plusieurs milliers d’unités de condo, cela nous permet de comparer les contrats et les coûts encourus par nos clients pour établir des comparatifs qui vous permettent d’économiser encore davantage.
Si vous le souhaitez, les modules de gestion vous permettent également de faire la gestion de votre syndicat de façon autonome, ce qui peut représenter pour votre syndicat de copropriété des économies d’honoraires de gestion pouvant atteindre 90 %.
Ainsi, si vous êtes avec nous en gestion complète, cette économie de temps nous permet d'en consacrer davantage sur des tâches à valeur ajoutée qui permettront à votre copropriété de bien vieillir.
Si vous préférez plutôt une gestion autonome, le logiciel web vous permettra d'assurer une bonne gestion de votre immeuble sur les plans administratifs, financiers et opérationnels, tout en vous laissant du temps pour vos loisirs. Gérer votre copropriété ne devrait pas devenir un second emploi (avec souvent une rémunération quasi inexistante).
Peu importe la formule de gestion choisie, avec un logiciel qui devient la mémoire collective de votre copropriété, vous conservez les données et l'historique de votre syndicat en un seul endroit, ce qui épargne bien des soucis.
La gestion autonome
L’abonnement au logiciel Web seulement
La gestion à la carte
Elle peut être financière, ou encore financière et administrative
La gestion complète
Il s’agit du service de gestion faite par notre équipe de professionnels.
Peu importe le type de gestion choisi, vous bénéficierez toujours d’un accès au logiciel Web de SolutionCondo.com, et vous pourrez également modifier le type de gestion d’une année à l’autre selon vos besoins et les réalités de votre syndicat.
Notre équipe de développeurs est là pour répondre à vos questions d'ordre technique et écouter vos suggestions afin de continuer l'amélioration constante des outils de gestion que nous vous proposons dans le cadre de l'une ou l'autre de nos formules de gestion.
| 1 | Je voudrais bien, mais que faire si les copropriétaires ne veulent pas ? |
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La plus grande utilité de SolutionCondo reste pour le conseil d’administration. Bien que vous puissiez demander l’opinion des copropriétaires avant d’en faire l’acquisition, la décision relève du conseil d’administration. Comme conseil d’administration, vous avez besoin d’outils pour structurer votre gestion et c’est exactement ce que SolutionCondo vous apporte. C’est un peu le même principe que si vous avez des problèmes légaux dans votre copropriété, vous avez le pouvoir d’embaucher un avocat. Même chose avec un comptable ou n’importe quel expert ou outil pouvant vous aider à mieux gérer votre immeuble. Donc rien ne vous empêche de demander l’avis des copropriétaires, mais la décision vous appartient! |
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| 2 | Ça m’apporte quoi au juste d’utiliser un « logiciel de gestion » |
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Ça apporte plusieurs trucs importants dans la gestion de votre copropriété comme :
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| 3 | Est-ce que je peux essayer gratuitement l’application de gestion de copropriété SolutionCondo ? |
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Il est possible d’essayer gratuitement le logiciel de gestion et cela ne prend que quelques minutes.
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| 4 | Est-ce que l’application de gestion de SolutionCondo me permet de faire la comptabilité de mon syndicat de copropriété en ligne? |
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Oui, SolutionCondo.com est le seul logiciel web qui vous offre la possibilité de faire la comptabilité par vous-même, ce qui représente des économies de frais de gestion importantes. Les modules financiers de SolutionCondo.com sont complets et permettent de faire :
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| 5 | Est-il possible d’extraire de l’application des documents que nous générerons avec les modules de SolutionCondo.com? |
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Oui, les divers modules vous permettent de générer des fichiers Excel et PDF à partir des informations contenues dans le logiciel de gestion. |
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| 6 | Lorsque notre syndicat de copropriétaires s’inscrit à SolutionCondo.com, est-ce que tous les copropriétaires peuvent y avoir accès? |
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Oui, tous les copropriétaires auront accès au logiciel de gestion SolutionCondo.com. Pour qu’ils puissent accéder au syndicat, vous pourrez leur acheminer via le logiciel un CondoPass (vous pourrez imprimer la procédure de connexion contenant le CondoPass ou leur envoyer par courriel). C’est le CondoPass qui leur permettra de faire le lien entre le profil d’utilisateur qu’ils se seront créés et leur unité de condo dans votre syndicat. Les copropriétaires auront un accès en mode “lecture seule” et n’auront accès qu’aux informations qui leurs sont pertinentes. |
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| 7 | Qu’est-ce qu’un Intranet privé? |
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Un intranet privé est l’équivalent d’un site web qui est réservé à un nombre restreint de personnes, lesquelles doivent y être autorisées pour pouvoir accéder au site. Lorsque vous devenez client chez nous, un intranet privé est créé et destiné uniquement aux administrateurs et copropriétaires de votre syndicat de copropriété. C’est cet intranet qui regroupe toutes les fonctionnalités du logiciel de gestion SolutionCondo.com. |
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| 8 | Pour quelle taille de syndicat la gestion autonome est-elle possible? |
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La gestion autonome est possible pour les syndicats de toute taille, tant petit que grand. Beaucoup de syndicats de petite taille (moins de 20 unités) font une gestion autonome par la force des choses, car ils ne sont pas suffisamment gros pour qu’un gestionnaire externe souhaite gérer leur immeuble. La gestion autonome est donc la seule alternative qui s’offre à eux. Pour les syndicats de plus de 20 unités, il est toujours possible d’avoir recours à un gestionnaire externe pour faciliter la gestion de l’immeuble. Par contre, il faut souvent débourser entre 35$ et 50$ par condo par mois pour avoir recours à ce genre de service. Par conséquent, c’est ce qui explique que plusieurs copropriétaires préféreront faire une gestion autonome afin d’économiser des sommes importantes qu’ils pourront plutôt mettre dans leur fonds de prévoyance ou conserver dans leurs poches. Il arrive par ailleurs que de plus grands syndicats souhaitent faire une gestion autonome de leur immeuble. Cela est tout à faire possible, car le logiciel servant à la gestion autonome est le même que celui utilisé par la firme de gestion SolutionCondo, laquelle gère avec celui-ci des projets en copropriété de plus de 800 unités dans un seul et même syndicat. Peu importe la taille de votre immeuble, le logiciel web de SolutionCondo vous aidera à réduire largement le temps à investir dans la gestion de votre immeuble si vous la faite sur une base autonome. |
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| 9 | Avons-nous les compétences pour faire la gestion d’un syndicat de copropriété? |
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Oui, la gestion autonome de votre syndicat de copropriété est possible. Tout comme pour une maison, un bon entretien est une question de jugement et dépend de la capacité à engager les bonnes personnes pour faire les travaux requis sur l’immeuble. Par conséquent, avec les bons outils et les bonnes sources d’information, tout le monde est en mesure de gérer un immeuble en copropriété. En somme, l’avantage d’utiliser le logiciel Web de SolutionCondo est de permettre au conseil d’administration, via les outils de communication et de collaboration, de bénéficier des connaissances des copropriétaires habitant l’immeuble et qui ont tous un bagage d’expérience différent qui peut être utile. De plus, via le « Blogue de la copropriété », nos collaborateurs vous fournissent des informations pertinentes pour vous aider dans la gestion de votre immeuble. |
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| 10 | Qu’arrivera-t-il si aucun copropriétaire ne veut faire de gestion autonome dans le futur? |
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SolutionCondo.com étant à l’écoute de sa clientèle, nous avons développé un service de gestion exécuté par des professionnels (CPA, Adm.A., ing.) et qui pourra prendre le contrat de gestion externe pour une année ou plus. Le service est dispensé par des professionnels d’expérience et vous permettra de pallier au manque temporaire ou permanent de ressources pour s’occuper de la gestion de l’immeuble. Par ailleurs, nos services de gestion externe vous donneront tout de même accès à l’application de gestion de SolutionCondo. Par conséquent, bien que vous engagiez une entreprise externe pour faire la gestion pour un certain temps, vous aurez les mêmes repères visuels et les mêmes bénéfices liés à une gestion transparente. De plus, vous aurez toujours la possibilité de revenir vers une gestion autonome dans une année subséquente et toutes les informations cumulées dans l’Intranet privé de votre immeuble seront à jour. Il s’agit d’un service exclusif offert par SolutionCondo.com. |
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| 11 | Qu’est-ce qu’un CondoPass? |
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Un CondoPass est un code d’identification unique qui permet de faire le lien entre un copropriétaire et l’unité de condo qu’il détient dans l’Intranet privé créé pour son syndicat. Suite à la création de l’Intranet, un CondoPass doit être envoyé à tous les copropriétaires de l’immeuble afin qu’ils puissent se connecter à l’Intranet du syndicat. Pour se faire, vos copropriétaires devront attendre de recevoir leur code CondoPass, puis aller sur le site Internet www.solutioncondo.com et suivre la procédure ci-dessous :
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| 12 | Est-ce que l’entreprise derrière SolutionCondo.com est fiable et demeurera en affaires pour nous offrir l’accès au logiciel Web? |
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L’entreprise qui offre le logiciel Web pour la gestion autonome « SolutionCondo » est UpperBee Inc. L’entreprise a été fondée en 2007 par une équipe de professionnels. Ses actionnaires sont 2 experts comptables (CPA) et un ingénieur logiciel. Malgré son nom anglophone, l’entreprise est entièrement québécoise et détenue exclusivement par ses fondateurs. La société compte plusieurs milliers de clients en gestion autonome et compte également parmi ses clients la firme de gestion SolutionCondo qui utilise le logiciel pour ses clients en gestion à la carte et en gestion complète, lesquels représentent plus de 10 000 unités de condo sous gestion. Le logiciel est donc solidement implanté dans les copropriétés québécoises et a grandement évolué au cours des 8 dernières années, notamment de par les demandes de ses clients, lesquels apportent plusieurs excellentes idées sur comment améliorer les outils de gestion pour toujours sauver plus de temps. L’accent est également mise sur la sécurité du logiciel, lequel aspect est pris en charge par Monsieur Cédric Deschamps, ingénieur logiciel. |
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