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Calcul des frais de condo

Plusieurs d’entre vous faites partie de syndicat dont l’exercice financier se termine le 30 juin. Par conséquent, vous serez bientôt à discuter du prochain budget avec votre conseil d’administration. Une fois le budget établi, il faut le répartir entre tous les copropriétaires. De par les mandats que nous effectuons chez SolutionCondo, je réalise que de nombreuses copropriétés répartissent mal le budget. Cette mauvaise répartition peut d’ailleurs être la source de litiges importants au sein des copropriétés et miner les relations entre les copropriétaires.

Les erreurs typiques

Une des erreurs les plus fréquentes est de diviser les frais de condo par le nombre d’unités. Vous êtes 5 condos, on divise le budget total par 5 et chacun paie sa part. Cette méthode de calcul est erronée tant pour le budget régulier que pour les répartitions des cotisations spéciales, lesquelles devraient se répartir de la même façon qu’un budget annuel régulier, soit en tenant compte des quotes-part, des partie communes et des parties communes à usage restreint (voir les explications présentées ci-après). Une autre erreur typique est de suivre la répartition établie par le promoteur. Il faut garder à l’esprit que les promoteurs sont des experts de la construction, pas de la gestion de copropriété. Par conséquent, si votre immeuble n’a jamais eu de gestionnaire externe pour réviser les calculs du promoteur, il est possible que la répartition soit inexacte. Il arrive souvent que le promoteur ait fait un calcul de X $ / pi2 pour donner une information indicative sur les frais de condo mensuels que peuvent s’attendre à payer les copropriétaires lorsqu’il achète leur condo. Cependant, ce X $ / pi2 est seulement fourni à titre indicatif et lorsque la copropriété sera créée, il faudra que la répartition soit faite en fonction des quotes-parts précisées dans la déclaration de copropriété.

La répartition pour les parties communes

Dans le cas des parties communes de votre copropriété, la répartition des coûts doit se faire en fonction des quotes-parts précisées dans la déclaration de copropriété. Dans toutes les déclarations de copropriété, dans la première partie du document, il y a un tableau qui détaille la quote-part associée à chacun des condos et chacun des stationnements (s’ils sont cadastrés). Vous devez alors cumuler toutes les composantes dont une personne est propriétaire (ex : condo et stationnement(s)) et multiplier la quote-part totale établie par le budget total puis diviser par 12 pour connaître le frais de condo mensuel.

La répartition pour les parties communes à usage restreint

Dans certaines copropriétés, il y a des composantes de l’immeuble qui sont à l’usage exclusif de certaines personnes. Par conséquent, il faut isoler les coûts associés à ces parties communes à usage restreints et les répartir uniquement pour les personnes qui en ont le bénéfice. Par exemple, dans un projet, où il y a des unités résidentielles et commerciales, il est établi que l’ascenseur qui dessert les unités résidentielles est une partie commune à usage restreint au bénéfice des unités résidentielles puisque les unités commerciales n’auront jamais à entrer dans l’immeuble résidentiel, puisqu’ils ont leur propre porte d’accès donnant sur la rue. Par conséquent, si sur un budget total de 25 000 $, le coût associé à l’entretien des ascenseurs est de 2500 $ par année, la répartition sera comme suit :

  • Budget réparti sur l’ensemble des unités (résidentielles et commerciales) : 22 500 $
  • Budget réparti sur les unités résidentielles seulement : 2500 $

Il conviendra ensuite d’établir un mode de répartition équitable entre les personnes qui ont le bénéfice d’un type de parties communes à usage restreint. Ce mode de répartition (clé de répartition) remplacera alors les quotes-parts établies dans la déclaration de copropriété pour répartir les dépenses associées à ladite partie commune à usage restreint.

Un exemple concret de l’élaboration d’une clé de répartition et la répartition des coûts d’un type de parties communes à usage restreint

Lorsque les stationnements ne sont pas cadastrés, il n’y a pas de quote-part d’associée à chacun des stationnements. Par conséquent, si on faisait uniquement une répartition en fonction des quotes-parts, ce serait donc dire que deux personnes ayant des condos de 1000 pi2 chacun, mais l’une ayant 3 stationnements dans la copropriété et l’autre seulement 1, paieraient des frais de condo identiques. Ce mode de répartition serait injuste puisque l’entretien des stationnements implique des charges pour la copropriété. En conséquence, dans ce type de situation, la plupart des déclarations de copropriété établiront que les stationnements sont des parties communes à usage restreint et par conséquent, il est possible d’établir un mode de répartition (clé de répartition) plus juste entre les différents copropriétaires. La clé de répartition doit refléter les bénéfices retirés par chacun des utilisateurs. Par conséquent, si on tente d’établir une clé de répartition pour un immeuble de 5 condos qui a 10 stationnements, le calcul de la clé de répartition pour les stationnements se ferait comme comme suit : Cependant, une fois la clé de répartition établie, il faut isoler les coûts qu’entraînent la présence de ces stationnements. Par exemple, s’il s’agit de stationnement extérieur, les coûts peuvent être des coûts de déneigement, d’asphaltage, etc. alors que s’il s’agit de stationnements intérieurs, les coûts seront plutôt des coûts de chauffage, d’entretien du garage, de protection de la dalle de béton, etc. Une fois les coûts établis, il faut répartit ces coûts selon la nouvelle clé de répartition. Si nous reprenons l’exemple ci-dessus et que nous déterminons que sur un budget annuel de 10 000 $ les coûts associés aux 10 stationnements sont de 2000 $ / année, les frais de condo mensuels des 5 condos seront comme suit : Comme le démontre le tableau précédent, la répartition des frais de condo n’est pas toujours uniquement fonction des quotes-parts. Il est donc impératif de bien lire votre déclaration de copropriété pour être en mesure de faire une répartition adéquate de votre budget. Comme le budget doit être entière réparti à travers l’immeuble, une répartition inexacte favorisera certains copropriétaires au détriment de d’autres, ce qui peut causer certaines frustrations lorsque les erreurs sont découvertes. photo-eliseElise Beauchesne, CA, Adm.A Gestionnaire de copropriété senior SolutionCondo.com Tel : 514-935-6999 Courriel : elise.beauchesne@solutioncondo.com

22 responses to “Calcul des frais de condo”

  1. C. Bleau dit :

    Les stationnements extérieurs n’étant pas cadastrés, tous les copropriétaires paient selon leur quote-part calculée sur la superficie de leur unité intérieure (logement + garage) pour le déneigement. Cependant, certains copropriétaires ont l’usage restreint de ces stationnements extérieurs. Et, de plus, certains copropriétaires possédant une unité plus grande mais ne possédant pas de stationnement à usage restreint paient plus cher du fait que leur quote-part est plus grande (puisque calculée sur superficie intérieure).
    La quote-part pour l’extérieur (horizontal) doit-elle être calculée selon la superficie extérieure, en tenant compte des parties communes à usage restreint, ou bien selon la même quote-part calculée sur les lots intérieurs (incluant garage) ?
    On nous dit que le déneigement est fait aussi pour l’entrée des garages intérieurs. Alors, ceux qui ont des +grands logements paient plus chers alors qu’ils n’ont qu’un garage mais pas d’usage restreint sur les stationnements extérieurs.

    • Bonjour M. Bleau,

      En fait, lorsqu’un stationnement est attribué, il est qualifié également de partie commune à usage restreint. Le fait qu’il soit à usage restreint vous permet d’établir des clés de répartition différente de la quote-part des fractions cadastrées pour ce qui à trait aux dépenses d’opération directement attribuables à ces composantes à usage restreint (dans votre cas les stationnements extérieurs). De ce fait, les propriétaires de stationnements extérieurs dans votre copropriété pourraient devoir payer, uniquement entre eux, les frais de déneigement des cases de stationnements.

      Pour plus de clarté, si votre contrat de déneigement est de 3000 $ et que 1000 $ est directement attribuable aux stationnements extérieurs (par exemple il y en a 10), chacune des places de stationnement devrait assumer 1/10e de 1000 $, soit 100 $ / année. Ce 1000 $ serait alors retiré du budget régulier qui se réparti selon la quote-part et serait plutôt réparti aux propriétaires de stationnement extérieur. Le 2000 $ restant qui est probablement attribuable à la descente de garage, aux aires de circulation, aux paliers avant des immeubles, etc serait réparti entre tous les copropriétaires selon leur quote-part usuelle prévue à la déclaration de copropriété.

      En espérant le tout utile,

      Elise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
      Associée fondatrice

  2. Marie-Josée Raymond amarylliss41@hotmail.com dit :

    Bonjour
    Je viens d’acheter un condo dans un immeuble de 8 unités. Je constate que les frais de condo ne sont pas également répartis aux 8 co-propriétaire. Il y en a qui paie moins que d’autres.Exemple pour un 41/2 je paie 112$ et d’autres pour un 41/2 divisé différemment paient genre 80$…ou même un 31/2 paie aussi moins. Corrigez moi si je me trompe mais les frais de condo devraient servir pour les aires communes donc escalier stationnement et corridors. Ceci devrait servir pour l’entretien, le déneigement gazon etc….chacun reçoit le même service en dehors de son condo donc logiquement nous devrions payer le même montant par mois….On m’a répondu que ceux qui ont un peu plus grand reçoive plus de visite…..incroyable comme réponse non? …svp éclairez moi…
    Merci

    • Bonjour Mme Raymond,

      Oubliez le nombre de pièces des condos, oubliez les pieds carrés. Les frais de condo sont répartis en fonction de la quote-part de chacun des copropriétaires. Quand vous avez acheté votre condo, vous avez acheté une quote-part, un pourcentage des parties communes. Donc quand vient le temps de payer les dépenses, puisque vous avez acheté un pourcentage plus grand que les autres, il est tout à fait normal de payer une portion plus élevé des dépenses.

  3. jean-marc lamothe dit :

    Pourquoi un condo de même dimension (4 par étage) a une cote part plus petite aux étages inférieurs qu’aux supérieurs?
    Les garages des 2 sous-sol ont eux la même quote-part!
    merci

    • Bonjour,

      La réponse est toute simple, puisque le condo qui est situé sur le coin de l’immeuble au dernier étage vaut tout simplement plus que le condo situé au jardin. Les quotes-parts sont établies par le notaire lors de la création de la déclaration de copropriété et la plupart du temps elles sont basées sur les prix de vente des unités.

  4. pierre clermont dit :

    le syndicat demande 12 cheques posdaté et refuse un paiement complet pour l année a mon avis ce n est pas normal.

    • Bonjour M. Clermont,

      Effectivement, c’est un peu étrange. Peut-être est-ce plus simple pour les administrateurs de suivre les paiements des copropriétaires ainsi? Néanmoins, si vous étiez dans ma copropriété (où je suis trésorier), je prendrais volontier votre paiement unique :).

  5. corine cote dit :

    Bonjour,
    J’habite dans une copropriété qui compte 5 phases situées sur un grand terrain. Nous avons un syndicat vertical (pour notre phase) et un syndicat horizontal pour les frais d’entretien paysager, le déneigement, l’entretien du gym et club house etc..)Présentement les quotes-parts à verser au syndicat horizontal sont calculés selon le nombre de portes de chacune des phases. Est-ce la bonne façon de le calculer ou si ce devrait être calculé selon les pieds carrés comme le reste? merci!

    • Bonjour Mme Côté,

      Il faudrait regarder dans votre déclaration de copropriété pour voir comment le tout est supposé être calculé. Juste un petite précision, le tout doit être calculé en fonction des quotes-parts qui sont inscrite dans votre déclaration de copropriété et non en fonction du nombre de pieds carré.

  6. Patricia dit :

    Si les frais de condos nous ont été chargé erronément (divisé par nombre d’unité plutôt que la quote-part) est qu’on peut se faire rembourser le trop-Payé?

    • Bonjour Patricia,

      Théoriquement oui, mais si vous avez un remboursement ça signifie que d’autres personnes doivent payer plus. L’autre question qui survient, on revient jusqu’à où dans le temps?

      L’idéal est d’en discuter avec votre C.A. ou lors de l’assemblée en apportant ce nouveau fait et en changeant la façon de procéder pour le futur et en laissant faire le passé.

      Bonne chance avec ceci.

  7. Diane Provost dit :

    Bonjour,

    Je suis copropriétaire d’un duplex indivis. J’habite le 2e étage. Les deux logements sont identiques, plus ou moins 750 pi.ca. chacun. On a chacun un stationnement. La quote part jusqu’à maintenant est de 45-55% parce qu’au rez-de-chaussée ils ont usage exclusif de la cour. Ceux d’en bas ont décidé d’agrandir et j’ai signé un consentement. Ils ajoutent une rallonge de 18 x 24, plus un sous-sol habitable donc deux fois 18 x 24. Les travaux sont en cours actuellement. Valeur d’environ 115 000 $.

    J’aimerais savoir comment établir la nouvelle quote part. C’est surtout important pour le paiement des taxes et de l’assurance commune. On ne paie pas de frais de condo mensuels. Le toit a été refait l’année dernière en payant 45-55%. Il est évident qu’après les travaux, leur condo vaudra beaucoup plus que le mien et la valeur du bâtiment sera augmentée.

    On m’a dit qu’il fallait évaluer la nouvelle quote part d’après la valeur marchande du bâtiment et non d’après l’évaluation municipale. Est-ce exact? Si c’est le cas, il faudrait faire évaluer maintenant et une deuxième fois après les travaux. Est-ce possible de calculer d’après l’évaluation municipale? Aussi, j’aimerais savoir comment on fait le calcul?

    • Bonjour Mme Provost,

      Effectivement c’est une excellente question que vous avez là. Vous avez totalement raison de vous questionner puisque ça a un impact direct sur les coûts d’entretien, taxes municipales que votre syndicat indivis va devoir assumer.

      C’est vraiment la première fois que je suis confronté à une situation similaire, mais ma première réponse serait de contacter un évaluateur agréé afin d’établir une nouvelle répartition. Quant à la meilleure façon d’établir la nouvelle valeur, je crois qu’un évaluateur agréé serait pas mal mieux placé que moi pour vous aider.

      Bonne chance avec ceci

      Cédric

  8. Diane Provost dit :

    Je vous remercie de votre réponse. Donc, je vais contacter un évaluateur agréé.

    Cordiales salutations,

    Diane Provost

  9. kangourou1015@gmail.com dit :

    Questions concernant les calculs de frais de condos.

    1. Comment peut-on s’assurer que la quote-part inscrite au départ dans la déclaration de copriopriété est juste?

    2. Et aussi, si la déclaration de copriopriété date d’il y a 40 ans (et jamais réécrite), les définitions et règle du calcul de la quote-part, peuvent-elles avoir changés ??

    3. Quel est notre recours pour  »faire vérifier » la juste répartition des quotes-part, considérant entre autre, comme vous le décrivez si bien, » La clé de répartition doit refléter les bénéfices retirés par chacun des utilisateurs  ».

    4. Pouvons-nous (ou devrions-nous) exiger le détail du calcul avec un exemple à l’appui pour arriver à notre cotisation?

    5. Est-ce juste qu’une unité condo  »A » (3e étage) ait une cote-part de 25% de plus (donc 25% de plus en frais de cotisation mensuels) alors qu’elle vaut réellement en valeur marchande 33% de moins qu’une unité condo  »B » (6e étage, accès exclusif grand balcon, surface totale sensiblement la même)??

    6. De plus, y-t-il  »une balise acceptable » lorsqu’on augmente les frais de condo??
    Avant l’assemblée générale, nous recevons  »nos nouvelles charges » à peine 2 semaines avant donc pas bcp de temps pour analyser et requestionner le cas échéant.
    Je constate qu’en 4 ans, les frais de condo on augmenté de 25% …
    1ère grosse augm de 9,65% (entre 2013-14 et 2014-15)
    2e grosse augm de 12,15% (entre 2014-15 et 2015-16)
    Total d’augm de 25% sur 4 ans (en rajoutant augm 1,39% 2012-13 à 13-14)

    Merci beaucoup d’avance
    mai 2017, Mtl

    • Bonjour,

      Faites juste attention, clé de répartition n’égal pas quote-part. Une clé de répartition c’est une répartition autre que la quote-part souvent utilisée pour les parties communes à usage restreint. Ex.: Dans certains immeubles il y a des commerces au RDC et ceux-ci ne bénéficient pas des ascenseurs. Dans certaines déclarations il est stipulé que les seules personnes qui vont payer pour l’ascenseur seront les copropriétaires non commerciaux. Donc il faut définir une clé de répartition afin d’affecter les montants budgétés pour les dépenses d’ascenseur seulement aux copropriétaires non commerciaux.

      Concernant la quote-part que vous avez dans l’immeuble, même si vous trouvez celle-ci injuste, vous êtes pris avec. Parce que pour changer les quotes-parts ça prend l’accord de 100% des copropriétaires, chose que vous n’aurez jamais. Donc aussi bien mettre vos énergies ailleurs.

      Concernant les frais de condo, il n’y a pas de « balises acceptables ». Le conseil d’administration fixe les cotisations en fonction de dépenses prévues (budget). Votre copropriété a probablement la même maladie que beaucoup d’autres copropriétés. Les frais de condo sont restés bas au début de la vie de l’immeuble étant donné que tout était neuf, mais au fur et à mesure que l’immeuble vieilli le conseil d’administration a commencé a voir les dépenses qui s’en venait et ils ont augmenté les frais de condo pour combler, à tout le moins, en partie à ces dépenses.

  10. LINO TAVAROZZI dit :

    Bonjour,
    est ce obligatoire selon la loi de répartir les frais de condo au prota (quote-part)?

    merci

    • C’est la seule façon de faire. Je ne comprend pas pourquoi les gens se cassent tant la tête à inventer d’autres méthodes de répartition des frais de condo que la quote-part. Quand vous achetez une fraction, vous achetez un espace privatif et une quote-part des parties communes. Vous devez donc payer en fonction de la valeur que vous avez acheté. Vous avez le bénéfice et le paiement qui va en fonction de la part que vous avez acheté.
      Voir l’article 1064 du Code Civil du Québec pour la réponse à votre question.

  11. LINO TAVAROZZI dit :

    Merci

  12. Tanny dit :

    Bonjour, est-ce sue dans un condo de 4 unités le condo du dernier étage doit payer plus cher de frais de condo que les autres unités de la même superficie mais au 1er ou 2ieme étage?

    • Vous payez votre quote-part du budget, quote-part qui est inscrit dans la déclaration de copropriété.

      Donc oui dans la majorité des immeubles les quotes-parts des gens qui sont aux niveaux supérieurs est habituellement plus élevé que les gens aux niveau inférieurs, d’où un frais de condo plus élevé.

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