5 juillet 2010

Économiser en copropriété, volet budget. Partie 2 de 2

Cet article est le deuxième de la série, pour voir le premier article, veuillez suivre le lien suivant.

Postes de dépense à ne pas oublier

Dans mon dernier article, je mentionnais, qu’il était important de ne pas oublier de postes de dépense lors du budget pour ne pas avoir de cotisation spéciale en cours d’année, voici une liste des postes de dépense auxquels on ne pense pas toujours:

Inspection alarme-incendie
Inspection des gicleurs
Argent pour couvrir la franchise d’assurance. Celle-ci est souvent oubliée, mais c’est souvent un montant qui varie entre 500$ et 5000$. Analysez votre police d’assurance et assurez vous d’avoir l’argent pour couvrir le paiement de cette franchise en cas de réclamation.
Entretien des ascenseurs et inspection annuelle
Inspection et entretien d’un système de chauffage central (Nettoyage périodique, changement des filtres, etc.)
Coûts liés à l’entretien préventif des composantes du bâtiment
Coûts liés à la production des déclarations d’impôts
Coûts ponctuels liés à un syndicat nouvellement créé (rapport d’évaluation de la valeur de reconstruction, rapport d’inspection de l’immeuble par un ingénieur pour respecter les demandes des plans de garantie (APCHQ, Qualité-habitation, etc.), rapport d’évaluation pour le fonds de prévoyance, etc)

Évitez les dépassements de coût

Assurez-vous que les dépenses soient approuvées par le conseil d’administration (sauf en cas d’urgence). Tenez-vous en à ce qui a été budgété le plus possible.
Assurez-vous que votre gestionnaire ou trésorier analyse les factures avant de les payer afin:
- Qu’il n’y ait pas de surfacturation des fournisseurs.
- Que les acomptes versés aient été déduits de la facture finale.
- Que le travail concerné ne soit pas relatif à une partie privative. Par exemple, le syndicat fait venir l’électricien pour une partie commune et un copropriétaire demande à l’électricien de venir lui ajouter une prise électrique dans son unité. Le syndicat ne devrait pas avoir à payer le temps pour lequel l’électricien à passé dans l’unité du copropriétaire.
- Que le montant facturé corresponde au montant de la soumission ou que les explications liées à la facturation supplémentaire soit logique.
- Que les travaux n’étaient pas sous garantie ou que les pièces changées n’étaient pas sous garantie.
Assurez-vous d’avoir deux signataires sur tous les comptes bancaires. En plus d’éviter les fraudes (p.ex.: les factures fictives ou gonflées), cela permettra au syndicat de garder un oeil sur les dépenses.
S’il y a des dépassements de coûts importants en cours d’année, convoquer immédiatement une assemblée spéciale pour présenter un budget spécial qui permettra ensuite au conseil d’administration d’adopter une cotisation spéciale. Si vous attendez en fin d’exercice pour le faire, des personnes pourront avoir acheté un condo sans jamais avoir su qu’une facture de frais de condo additionnels était à venir. Vous auriez alors cotisé les mauvaises personnes, créant ainsi des frustrations qui auraient pu être évités.