États financiers : internes, compilés, examinés ou audités

Certains syndicats se posent la question à savoir s’ils doivent avoir recours à un expert-comptable externe pour produire leurs états financiers.

En fait, la réponse à cette question réside dans votre déclaration de copropriété, car c’est elle qui dicte les devoirs et obligations du Syndicat. Évidemment, un conseil d’administration pourrait décider d’aller au-delà des exigences que lui impose sa déclaration de copropriété, mais il ne saurait se soustraire à ses obligations.

Dans bien des cas, la déclaration de copropriété reste muette à l’effet que le syndicat doive avoir recours aux services d’un expert-comptable. Dans ces cas, il est possible de produire des états financiers internes. Par ailleurs, pour éviter toute confusion pour le lecteur, votre gestionnaire devrait indiquer que les états financier sont ”POUR USAGE INTERNE SEULEMENT”.

Cependant, dans certains cas, les représentants du syndicat souhaitent obtenir un avis au lecteur ou une certaine assurance (mission d’examen ou d’audit) de la part d’un expert-comptable (CPA). Je vais donc profiter de cette occasion pour démystifier les nuances entre les trois différents mandats :

Mission de compilation (avis au lecteur)

L’objectif d’une mission de compilation est de réunir des renseignements financiers non vérifiés dans des états financiers, des annexes ou des rapports à partir de renseignements fournis par le client.

Les travaux effectués ne visent pas à offrir une assurance quant à la fiabilité des renseignements qui sont compilés. Pour avertir le lecteur de cette absence d’assurance, un « avis aux lecteurs » est joint aux états financiers et précise que les renseignements n’ont pas fait l’objet d’un examen et que les renseignements pourraient ne pas convenir à l’usage du lecteur. De plus, chaque page du rapport des états financiers doit être accompagnée par une mention appelée « non audité – voir mission de compilation » pour informer le lecteur que le comptable ne fournit pas d’assurance.

Dans le cas d’une mission de compilation, il est possible pour un CPA qui participe à la tenue de livre d’émettre un ”avis au lecteur” puisque ce mandat n’offre pas d’assurance. L’indépendance du CPA n’est donc pas nécessaire comme dans le cas de la mission d’examen ou d’audit. Toutefois, la mission de compilation demeure un acte réservé de l’expert comptable (CPA).

Mission d’examen

Une mission d’examen a pour objectif d’examiner les états financiers pour s’assurer qu’ils sont vraisemblables, c’est-à-dire dignes de confiance. Suite à son examen des états financiers, si le comptable est convaincu qu’ils ne sont pas trompeurs, le rapport type du comptable sera joint aux états financiers. Bien qu’un examen donne une assurance limitée que les renseignements financiers respectent les principes de comptabilité généralement acceptés, il permet tout de même de conclure que les états financiers sont plausibles.

Les tâches réalisées par l’expert-comptable dans un examen devraient entre autres comprendre des demandes de renseignements, des analyses d’écarts et de plausibilité et des discussions avec les membres du conseil d’administration du syndicat ou son gestionnaire. Contrairement à la mission d’audit, l’expert-comptable n’est pas tenu de recueillir des éléments probants de source interne ou externe à l’appui des informations transmises, ni d’étudier ou d’évaluer le contrôle interne.

Le degré d’assurance est donc moindre que celui qui découle d’un audit et prend l’une des formes suivantes :

une assurance de forme négative précisant que le comptable n’a rien remarqué qui indiquerait que les renseignements financiers n’ont pas été présentés selon les principes de comptabilité généralement acceptés;
une restriction accompagnée des déclarations nécessaires avec explication de la restriction.

Mission d’audit

L’objectif d’une mission d’audit est de permettre à un expert-comptable de formuler une opinion sur la fidélité des états financiers du syndicat de copropriété.

C’est le conseil d’administration du syndicat (ou son gestionnaire externe lorsqu’il y en a un) qui a la responsabilité de préparer les états financiers aux fins de l’audit. De son côté, l’auditeur a pour rôle d’exprimer une opinion sur ces états financiers.

Pour ce faire, il doit faire son travail de manière à atteindre une certitude raisonnable que les états financiers sont exempts d’inexactitudes importantes en utilisant les méthodes d’audit généralement acceptées. En général, l’auditeur applique principalement les mêmes procédures que la mission d’examen et fera des tests par échantillonnage sur certains postes des états financiers, selon le niveau de risque qu’ils représentent. L’expert-comptable doit obtenir des preuves concluantes (ex: encaissement subséquent à la fin de l’exercice financier pour déterminer l’existence des comptes à recevoir en date de la fin d’exercice) et des pièces justificatives (confirmation bancaire, contrats, factures, etc.) dans le cadre de son travail.

Les coûts

Le niveau de crédibilité des états financiers d’un expert-comptable dépend de plusieurs facteurs dont :

la taille du syndicat (fera augmenter le nombre de transactions)
La complexité du syndicat (avec plusieurs fonds, structure par phases, etc.)
Niveau d’assurance de la mission (la mission de compilation est moins dispendieuse qu’une mission d’examen. La mission d’audit est la plus coûteuse.)
La réputation du gestionnaire qui tient les livres de votre syndicat (selon les compétences du gestionnaire, il y a plus de risques d’erreurs donc plus le comptable risque de devoir passer des écritures d’ajustements et passera de temps sur votre dossier.)

Trouver un expert-comptable indépendant

Tant pour la mission d’examen que pour l’audit, le comptable qui effectue une mission doit être indépendant du syndicat. En ce sens, il ne serait pas adéquat d’avoir recours à un copropriétaire qui siégerait sur le conseil d’administration, ni au comptable qui effectue la comptabilité de votre syndicat pour exécuter une telle mission (même s’il est CPA). Un expert-comptable indépendant doit être membre de l’Ordre des comptables professionnels agréé (CPA) et détenir la qualification de ”CPA-auditeur”.

Il devrait également avoir une bonne connaissance du secteur d’activité qu’est la copropriété. En effet, il est plus facile pour le comptable de déterminer la vraisemblance des données fournies par le syndicat. Vous pouvez trouver sur le site de l’Ordre des CPA un module pour rechercher des CPA qui se spécialisent en syndicats de copropriété à travers le Québec.

UpperBee allège le travail

Le logiciel UpperBee, que nous utilisons chez SolutionCondo, et que plusieurs firmes de gestion licenciées d’UpperBee utilisent également, permet de donner un accès à la plateforme d’un syndicat afin que l’expert-comptable retenu puisse aller chercher facilement, et de manière autonome, les informations dont il a besoin pour exécuter sa mission (états financiers, factures, conciliations bancaires, écritures de journal, auxiliaire des comptes à payer et des comptes à recevoir, etc.).

C’est donc une économie de temps énorme pour toutes les parties qui travaillent sur une mission d’examen ou d’audit, ce qui résulte en économie de coûts pour le syndicat.

Elise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
Présidente SolutionCondo