Jeudi 7 mars 2019

Quelles sont les qualités requises pour être administrateur ?

Cette question nous revient souvent en assemblée alors qu’un conseil d’administration doit être formé et vous a probablement déjà été posée aussi.

Dans certaines copropriétés, l’élection d’un conseil d’administration peut s’avérer problématique alors que les candidats au poste sont peu nombreux et que plusieurs personnes qui souhaiteraient s’impliquer se demandent s’ils ont les qualités requises pour être administrateurs.

Évidemment, avoir certaines connaissances sur le plan financier, opérationnel (bâtiment) ou administratif (légal) peut s’avérer avantageux pour remplir un tel rôle, mais ce n’est pas tout.

Comme plusieurs assemblées ont lieu en cette période et que vous aurez peut-être vous aussi à répondre à cette question, voici ce qui est ressorti lorsqu’on a adressé la question à notre équipe :

• Connaissance du syndicat : Alors qu’une bonne lecture des procès-verbaux vous permettra de comprendre un peu plus les préoccupations du syndicat, les projets réalisés et ceux à venir, la lecture de la déclaration de copropriété vous aidera à connaître les obligations du syndicat, le rôle du conseil d’administration et ses responsabilités de même que les règlements qui dictent le comportement à adopter dans la copropriété.
• Esprit logique, analytique et critique (communément appelé le Gros Bon Sens) : Un administrateur sera confronté à prendre des décisions. Pour les prendre de manière éclairée et qui suivent une même ligne directrice, il lui faut être en mesure d’analyser les situations auxquelles il fait face, de se faire un point de vue et d’appliquer une logique dans ses décisions. Le fait d’établir une ligne directrice, voir un cadre, dans la prise des décisions permet d’éviter de tomber dans le micromanagement qui peut s’avérer nuisible pour la copropriété et consommer un temps considérable aux administrateurs. Si le conseil d’administration établit une vision à long terme sur le style de gestion qu’il souhaite faire, cela aidera chacun des membres lorsque viendra le temps de se prononcer et les copropriétaires comprendront beaucoup mieux l’approche préconisée par leurs administrateurs.
• Apprécier le travail d’équipe : Que ce soit avec les autres membres du conseil d’administration, le gestionnaire, les fournisseurs du syndicat et même les copropriétaires, l’administrateur doit s’attendre à devoir travailler en équipe et jongler avec tout ce que ça implique (respect, organisation, partage des tâches et même faire des concessions).
• Intégrité : Les actions de l’administrateur devront être faites avec intégrité. Il doit prendre des décisions pour le bien-être collectif et ne pas se mettre en situation de conflit d’intérêts. S’il se retrouve dans une telle position, il doit d’ailleurs le dénoncer aux autres membres et, idéalement, se retirer des décisions qui le mettent en conflit d’intérêts. Il doit être honnête et juste dans ces actions. En d’autres mots, il doit agir en bon père de famille.
• Disponible : Évidemment, être administrateur demande du temps, parfois un peu plus, parfois un peu moins, dépendamment du contexte de son mandat (y a-t-il un gestionnaire qui allège la charge de travail ? Des projets spéciaux (travaux majeurs) doivent-ils être réalisés ?). Ainsi, l’administrateur doit avoir du temps à consacrer au syndicat, à ses collègues administrateurs et même aux autres copropriétaires pour s’assurer que la gestion courante du syndicat (réponse aux copropriétaires, paiements aux fournisseurs, supervision des fournisseurs et travaux) et la gestion des projets ponctuels (travaux particuliers, gestion de sinistre, etc.) puissent suivre leur cours.

Plusieurs autres qualités peuvent être appréciées, mais celles-ci ont été retenues comme les plus importantes selon notre équipe.

Si vous vous questionnez davantage sur les responsabilités d’un administrateur (rôle, devoirs et obligations), sachez qu’elles sont décrites dans l’Acte constitutif (première partie) de la déclaration de copropriété de votre syndicat.