Jeudi 4 avril 2024

SolutionCondo poursuit son virage vert. Moins de papier, plus d’impact !

Chez SolutionCondo, nous sommes fiers d’être à l’avant-garde du virage vert dans l’industrie de la gestion immobilière. Notre engagement à réduire notre empreinte environnementale se traduit par des initiatives concrètes qui font une réelle différence. Voici notre prochaine étape.

Depuis plusieurs années, nous avons travaillé en étroite collaboration avec les conseils d’administration et les copropriétaires, et mis en place des solutions pour limiter l’envoi de courrier papier, tout en améliorant l’efficacité de nos communications avec nos clients :

• Adoption d’outils technologiques comme UpperBee pour la communication et la gestion des documents.
• Implantation de règlements permettant la communication électronique avec les copropriétaires pour les communications réglementaires ou officielles comme :
  • Avis de convocation aux assemblées générales
  • Avis de cotisation des charges communes
  • Procès-verbaux des assemblées générales

Ces initiatives ont permis de réduire les envois par courrier régulier d’environ 75 % !

De nouvelles initiatives pour aller encore plus loin

Avec l’avènement des assemblées en mode virtuel et l’utilisation de logiciels comme UpperBee Meeting, nous avons franchi une nouvelle étape dans notre engagement et simplifié nos processus :

• Assemblées virtuelles et utilisation d’UpperBee Meeting : plus besoin d’imprimer des documents pour la tenue des assemblées.
  Historiquement, nous devions minimalement imprimer la liste des présences, des scrutins en cas de vote secret et des copies additionnelles d’avis de convocation à remettre aux copropriétaires qui en faisait la demande.
• Paiements électroniques via UpperBee Pay : Cet ajout permet de limiter le nombre de chèques à imprimer et à poster pour le paiement des fournisseurs.

Malgré ces progrès, nous sommes conscients que la quantité de papier utilisée reste importante.

En 2023, nous avons réalisé 12 000 envois pour un total de 201 500 pages imprimées, ce qui représente une dépense de 20 100 $ en frais postaux (timbres).

Nous reconnaissons l’importance de garantir que certaines communications parviennent à leurs destinataires même par les moyens traditionnels. Toutefois, nous avons examiné attentivement la façon dont nous pourrions les réduire, étant donné que les principaux envois postaux que nous effectuons sont souvent volumineux. Cela se traduit par des coûts plus élevés, car ces envois peuvent contenir un grand nombre de pages, parfois jusqu’à une trentaine, nécessitant ainsi l’utilisation de grandes enveloppes qui entraînent des frais d’affranchissement supplémentaires.

Nous restons sensibles à l’augmentation du coût de la papeterie et des frais postaux qui sont à assumer par nos clients et conséquemment par les copropriétaires au travers de leurs frais de condo.

C’est pourquoi nous avons développé une nouvelle solution innovante pour réduire encore davantage notre consommation de papier.

Le code QR : un accès facile aux documents essentiels

Nous avons repensé nos processus pour garantir que nos communications restent efficaces et accessibles. Avec cette vision à l’esprit, nous avons mis en place l’utilisation de codes QR pour accéder facilement aux documents importants.

Désormais, les documents volumineux comme les avis de convocation, les procès-verbaux et les formulaires génériques seront accessibles en ligne via un code QR.

Cette technologie simple et intuitive permettra aux copropriétaires d’accéder rapidement et facilement aux informations essentielles à partir de leur téléphone intelligent ou de leur tablette.
(Ce code QR sera également accompagné d’un lien web qui mènera directement aux documents en question.)

En plus de cela, nous offrons différentes options de consultation, y compris la possibilité de consulter les informations sur le portail UpperBee du syndicat. Pour ceux qui préfèrent recevoir les documents par courrier, il leur suffira de faire une demande par courriel ou par téléphone.

Cela aura un impact direct sur le nombre de pages consommées et sur le coût des timbres puisque nous pourrons utiliser de plus petites enveloppes dont les coûts d’affranchissement de Postes Canada sont moindres que pour les grandes enveloppes.

Notons que les tarifs actuels de Postes Canada ^[1] sont les suivants :

En résumé, un accès simple et pratique :

• Scannez le code QR avec votre appareil intelligent.
• Accédez aux documents en ligne.
• Consultation possible sur le portail UpperBee du syndicat.
• Option d’envoi par courrier pour les personnes qui le souhaitent.

L’impact environnemental et économique significatif de ce changement

• Réduction du nombre de pages imprimées.
• Diminution des frais de papeterie et de timbres supportés par nos clients.
• Enveloppe plus petite pour les communications essentielles.

Prenons un exemple concret.
Pour un avis de convocation de 20 pages dans un immeuble de 100 condos :

• Méthode traditionnelle : Coût total = 204,75 $
• Méthode avec utilisation des codes QR : Coût total = 40,50 $
• Économie pour un envoi pour la copropriété = 164,25 $

Voici le détail :

Coûts de l’envoi postal :

Ainsi, il y a une économie subséquente en papeterie de 164.25 $ pour la copropriété simplement avec un seul envoi.

Un pas de plus vers un avenir durable

Chez SolutionCondo, nous sommes convaincus que chaque petit geste compte. Notre engagement à réduire notre empreinte environnementale s’inscrit dans une vision globale de développement durable pour l’industrie de la gestion immobilière.

Pour tester et visualiser concrètement ce nouveau mode de communication par code QR, nous vous invitons à scanner le code QR ci-dessous :

Pour en savoir plus sur nos initiatives, restez connectés, en suivant notre page Linkedin ou en vous abonnant à notre Blogue, Le Blogue de la copropriété.

[1] Selon les tarifs affichés sur le site de Postes Canada le 21 février 2024.

Samanta Pilon Langlois
Directrice des opérations