Jeudi 21 octobre 2021

Un règlement pour permettre de faire des assemblées virtuelles dans le futur

Plusieurs personnes apprécient énormément les assemblées virtuelles. Elles ont de nombreux bénéfices, dont celui de faciliter l’obtention du quorum et de permettre des assemblées beaucoup plus courtes. En effet, le calcul du quorum en début d’assemblée et l’obtention du résultat des votes sont vraiment accélérés par l’utilisation de la technologie.  En fait, le tout se fait quasi instantanément, ce qui est un gain de temps inouï.

De ce fait, les assemblées virtuelles permettront dans le futur de consulter plus facilement et fréquemment les copropriétaires. Souvent les syndicats se privaient de faire des assemblées spéciales pour des raisons de lourdeur administrative et de coûts (location de salle, etc.).  Toutefois, avec les assemblées virtuelles, cela n’est plus une problématique puisqu’il existe des outils dont le coût est abordable (Meeting par UpperBee).  L’assemblée virtuelle facilite donc l’exercice de la démocratie en copropriété.

En ce moment, les assemblées virtuelles sont autorisées puisque l’arrêté numéro 2020-029 de la ministre de la Santé et des Services sociaux du Gouvernement de la Province de Québec en date du 26 avril 2020 les permettent. Toutefois, lorsque cet arrêté ne sera plus en vigueur, les assemblées devraient techniquement reprendre en présentiel. 

Ainsi, si vous souhaitez maintenir le droit aux assemblées virtuelles (ou permettre les assemblées hybrides), vous pouvez faire adopter un règlement à votre prochaine assemblée qui vous permettra de le faire dans le futur. Il s’agit d’un vote à majorité simple, donc très facile à passer en assemblée (50 % des voix + 1).  De plus, le fait d’avoir un tel règlement ne vous oblige pas à recourir impérativement aux assemblées virtuelles, mais vous y donne le droit si la situation rend le tout utile. 

Voici une proposition de règlement qui a été suggéré par plusieurs avocats et notaires et inséré dans plusieurs déclarations de copropriété publiées dans les derniers mois : 

Article XYZ – Assemblées virtuelles ou hybrides

Toute Assemblée de copropriétaires peut être tenue à l’aide d’un moyen permettant à tous les copropriétaires de communiquer immédiatement entre eux, notamment par visioconférence ou par téléphone, pourvu qu’il soit possible d’identifier les participants en tout temps du début à la fin de l’assemblée. Si le vote secret est demandé, il faut pouvoir mener un vote secret qui permette de vérifier les votes a posteriori sans compromettre leur secret. Les dispositions prévoyant le délai de convocation et les documents à joindre demeurent les mêmes. 

Bonne assemblée !

Elise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
Associée
SolutionCondo