Lundi 3 mai 2010

Votre syndicat a-t-il un bon budget ?

Nous sommes actuellement dans une période de l’année où de nombreux syndicats de copropriété terminent leur exercice financier et où il convient de produire un budget pour l’exercice financier à venir. Certains copropriétaires nous demandent parfois comment faire un bon budget. Mais tout d’abord, qu’est-ce qu’un bon budget ? Je vous dirais qu’il s’agit d’un budget qui vous permettra de rencontrer les obligations financières de votre syndicat pour l’année à venir, sans avoir à aller en cotisation spéciale. Un budget en copropriété comprend deux éléments importants dont nous discuterons, soit les contributions aux opérations courantes et les contributions au fonds de prévoyance. Nous discuterons ici principalement de comment établir les contributions aux opérations courantes, car cet aspect du budget doit être évalué avec sagesse tout autant que les contributions au fonds de prévoyance. Au niveau des contributions au fonds de prévoyance, je vous laisserai lire d’autres articles que nous avons écrits sur le sujet et qui pourront vous aider à estimer cette composante du budget. Une bonne analyse des résultats réels Dans un premier temps, l’idéal pour évaluer le budget quant aux opérations courantes est de comparer les résultats réels de quelques années afin de déterminer une tendance. Pour que cet exercice d’analyse soit concluant, l’idéal est de comptabiliser vos dépenses dans des postes de résultats suffisamment détaillés lorsque vous faites cos états financiers. Par exemple, au lieu d’utiliser un seul poste pour l’entretien tel “Entretien – bâtiment” par exemple, il conviendrait davantage de détailler ce poste en plusieurs comme par exemple “Entretien – fenêtre”, “Entretien – toiture”, “Entretien – garage”, “Entretien – Ascenseurs”, etc. Ainsi, vous comprendrez davantage ce qui a fait varier les postes d’une année à l’autre et il sera plus facile pour vous de savoir sur quels postes des économies pourraient être faites. Par ailleurs, il convient parfois de se questionner sur certains postes tels la police d’assurance du syndicat ou la consommation d’énergie qui sont souvent des postes de dépenses importants d’une copropriété. Assurances Au niveau de la police d’assurance, il convient de prévoir comment le paiement du déductible sera assumé si le syndicat vit un sinistre qui ne découle pas de la faute d’un copropriétaire. Dans un tel cas, est-ce que le syndicat à suffisamment de fonds de roulement (surplus des années antérieures qui n’ont pas été versées au fonds de prévoyance par exemple) ou s’il conviendrait de budgéter des sommes supplémentaires cette année ou sur 2 ou 3 années afin de créer un surplus dans les coffres du syndicat qui pourra servir à payer le fameux déductible si une malchance survient. Au moment d’un sinistre, ce n’est pas le temps d’aller en cotisation spéciale pour payer les assureurs. Ce conseil est d’autant plus pertinent que plusieurs syndicats  de copropriété augmentent le déductible à payer en cas de sinistre afin de réduire leurs primes d’assurances qui ont grimpées en flèche dans les dernières années. Au niveau de la police d’assurance, assurez-vous également d’être adéquatement couvert entre autres quant à la valeur de reconstruction du bâtiment et quant à la responsabilité civile des administrateurs. Électricité et chauffage Au niveau du chauffage, les syndicats qui ont un chauffage central sont les plus susceptibles d’avoir des consommations d’énergie importante qui pourrait être améliorée. Il n’est pas toujours facile d’ajuster les machines qui ont été installées et les copropriétaires ne veulent souvent pas dépenser les sommes requises pour faire intervenir un professionnel qui pourraient ajouter des contrôles qui permettraient d’améliorer la consommation d’énergie d’un bâtiment. Sachez cependant que la facture d’énergie dans les cas de système de ventilation central peut facilement doubler si les ajustements requis ne sont pas faits correctement. L’entretien de ces machines est indispensable. Par ailleurs, parfois dans certaines copropriétés où des travaux de remplacement ou des réparations majeures sont imminents, il convient de consulter le programme d’optimisation énergétique des bâtiments d’Hydro-Québec afin d’être en mesure d’obtenir des subventions du gouvernement. Par ailleurs, même si des travaux majeurs ne sont pas requis, parfois des mesures simples peuvent faire économiser de l’énergie de façon intéressante et avoir un impact sur la facture d’électricité. Éviter des erreurs coûteuses Si votre syndicat est nouvellement créé et que les copropriétaires sont peu informés sur le fonctionnement d’une copropriété, si votre syndicat à des difficultés ou se questionne sur des questions juridiques ou de gestion, si votre syndicat désire rester informé sur les nouveautés entourant le domaine de la copropriété afin d’assurer une bonne gestion de son immeuble, il conviendrait d’envisager de devenir membre du Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec (RGCQ). Le coût pour être membres de cet organisme à but non lucratif et pour bénéficier de nombreux avantages est minime. De par leurs conseils, les intervenants du RGCQ peuvent vous faire économiser des sommes considérables en évitant des erreurs dont les conséquences pourraient être importantes. Ils sont de judicieux conseillers qui vous aident à maintenir une saine gestion de votre immeuble.  Elise Beauchesne, CA, Adm.A Gestionnaire de copropriété senior SolutionCondo.com Tel : 514-935-6999 Courriel : [email protected]