Fonds d’autoassurance : avez-vous prévu le coup (ou le coût) ?

Rappelons-nous qu’à l’adoption de la loi 141 en 2018, le fonds d’autoassurance faisait son apparition dans le jargon de la gestion de copropriété. Depuis, nous vous avons communiqué un bon nombre d’informations sur le sujet, notamment en vous résumant les nouvelles règlementations en matière d’assurance pour les copropriétés et en vous aidant à identifier le montant à cotiser à votre fonds d’autoassurance.

Maintenant que le fonds d’autoassurance est devenu une obligation, depuis le 15 avril dernier, la question se pose. Avez-vous prévu le coup ? Si vous avez répondu non, ce qui suit pourrait vous être très utile.

Résumé éclair du fonds d’autoassurance

Il a fait son apparition lors de l’adoption du projet de loi 141 en 2018. Par contre, il est entré en vigueur plus récemment, soit le 15 avril 2022.

À quoi sert-il ?

Le fonds d’autoassurance sert à couvrir les dépenses des syndicats de copropriété qui deviennent nécessaires lorsqu’un sinistre survient.

Ainsi, il sert autant à couvrir le paiement d’une franchise d’assurance que les coûts engendrés par un sinistre qui ne peut pas être réclamé, par exemple, lorsqu’il est en dessous de la franchise d’assurance du syndicat.

Valeur du fonds d’autoassurance

Sa valeur doit égaler la somme de la franchise d’assurance du syndicat la plus élevée, à l’exception des franchises pour tremblement de terre et en cas d’inondation. Il s’agit généralement de la franchise pour les dégâts d’eau ou les refoulements. Pour alléger ce qui suit, appelons-la, la franchise.

Contribution

Combien ?

Il est prévu que la contribution minimale à verser annuellement à ce fonds est de 50 % de la franchise. Évidemment, on y contribue jusqu’à ce que les sommes amassées à ce fonds soient équivalentes à cette fameuse franchise.

Toutefois, rien n’empêche un conseil d’administration ou un syndicat de copropriétaires de constituer en un seul versement son fonds d’autoassurance.

Méthode de contribution

Plusieurs manières de contribuer à ce fonds sont possibles dont notamment :

La méthode de contribution retenue doit être choisie en fonction de la situation financière de votre syndicat.

Dépôt des sommes amassées

Comme pour le fonds de prévoyance, les sommes doivent normalement être déposées dans un compte bancaire distinct, souvent un compte épargne.

Prévoir le coup !

Voici quelques étapes à suivre pour prévoir le coup (ou le coût !) :

  1. Consultez votre certificat d’assurance et déterminez le montant du fonds d’autoassurance à constituer.
  2. Déterminez la méthode de contribution de votre syndicat.
    1. Budget annuel : Vous devrez ajouter la contribution dans votre budget annuel et le considérer dans le calcul des frais de condo. N’oubliez pas qu’un budget doit être présenté aux fins de consultation des copropriétaires au cours d’une assemblée avant d’être adopté et facturé.
    2. Budget spécial : Prévoyiez vote budget spécial et n’oubliez pas qu’une consultation est requise comme pour un budget annuel.
    3. Affectation des actifs nets non affectés : Assurez-vous d’avoir suffisamment de fonds et d’en conserver suffisamment en cas d’imprévus. Faites-les écritures comptables nécessaires ou voyez-le tout avec votre gestionnaire. Nul besoin de consulter les copropriétaires avant de procéder. Il sera toutefois préférable de les informer de la décision du conseil d’administration au cours de l’assemblée annuelle, lors de la présentation des états financiers.
  3. Recommencez et ajustez

Nouvelle habitude à mettre en place

Il est maintenant primordial d’évaluer les contributions requises à ce fonds à la fin de l’exercice financier de votre syndicat.

Les montants de vos franchises peuvent varier d’un renouvellement à l’autre, principalement lorsque survient un sinistre et donc au renouvellement suivant une réclamation. La valeur de votre fonds sera également affectée par les dépenses que vous devez y imputer si un sinistre venait qu’à survenir dans votre copropriété.


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Projet pilote – Ajustement des heures d’accessibilité des lignes téléphoniques

Analyse du projet et ajustement permanent

Depuis le 25 octobre dernier, nous expérimentions au travers d’un projet pilote un horaire ajusté d’accessibilité de nos lignes téléphoniques. Ce projet visait à permettre à nos équipes de se dégager du temps pour effectuer les suivis requis par les différents dossiers et demandes qui ne cessent d’augmenter en nombre et en complexité ainsi que pour planifier et réaliser les travaux et inspections requis par les nouvelles lois en vigueur. Nos heures d’accessibilité téléphonique sont donc du lundi au vendredi de 9h à 13h.

L’analyse de ce projet nous a permis de conclure que de limiter les plages horaires des lignes téléphoniques permettait effectivement d’avancer un bon nombre de dossiers et d’assurer un meilleur suivi des demandes reçues. En revanche, nous avons constaté que la situation pouvait compliquer la communication avec les fournisseurs de service de même que les demandes importantes, mais non urgentes des copropriétaires, principalement quand leur venait le temps de réserver pour un emménagement ou un déménagement.

Ainsi, nous avons pris la décision de réajuster nos heures d’accessibilité de nos lignes téléphoniques, et ce, de manière permanente. Afin d’être plus accessibles pour nos collaborations et notre clientèle tout en réservant du temps à nos équipes pour le traitement des dossiers, nos lignes téléphoniques sont accessibles du lundi au vendredi entre 9h et 15h, depuis le 18 avril dernier.

Gestion des urgences

Nous vous rappelons que lorsque nos lignes téléphoniques sont fermées, elles sont dirigées vers un centre d’appels afin de nous permettre de continuer à traiter les urgences, comme :

Ainsi, nos lignes téléphoniques sont transférées vers un centre d’appels du lundi au vendredi entre 15h et 9h, de même que les weekends et jours fériés.

Menu téléphonique

Durant nos heures d’accessibilité, il est important d’écouter attentivement notre menu téléphonique et de choisir l’option appropriée à votre demande afin de rejoindre les bons intervenants. Voici les lignes téléphoniques de notre menu :

Informations et outils disponibles dans le portail web du syndicat

Foire aux questions (FAQ)

Les copropriétaires sont invités à consulter la section des FAQ disponibles dans le portail web de la copropriété (pour s’y connecter https://app.solutioncondo.com) pour en apprendre plus sur les procédures qui s’appliquent à leur copropriété. On y retrouve des informations, entre autres, au sujet de :

Requêtes de service

Il vous est également possible de poser des questions ou de signaler une problématique en utilisant les différents types de requêtes de service proposées dans ce même portail.

Réservations (déménagements, salle, etc.)

Nous vous rappelons que la réservation de salle et que les réservations d’ascenseur se font dans le calendrier de copropriété disponible dans le portail web de votre copropriété.

Documents

Différents documents sont accessibles directement dans le portail web de votre syndicat, comme :

Règlements

La plupart des règlements de la déclaration de copropriété sont documentés dans le registre des règlements de l’immeuble disponible en ligne. Il vous est aussi possible d’y retrouver les règlements qui se sont ajoutés au fil du temps ou qui ont été amendés.

Il est possible, dans cet outil, d’effectuer des recherches par mot clé et d’exporter l’information (ex : lorsque requis par un acheteur potentiel ou pour remettre à un locataire).

 

Finalement, nous remercions nos collaborateurs et notre clientèle pour leur appui dans le cadre du projet pilote qui nous permet de prendre des mesures plus permanentes pour ajuster nos services afin de maintenir notre niveau de service en permettant une meilleure qualité de vie à nos employés par l’amélioration du milieu de travail.

Cordialement,

Élise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
Présidente, Solution Condo inc.


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