Assurances et gestion des sinistres en copropriété : Protégez votre syndicat et économisez ! 

Rejoignez-nous à Québec pour découvrir des solutions concrètes mieux gérer votre dossier d’assurance et gérer les sinistres de votre immeuble, le tout dans un objectif de réduire à long terme vos coûts globaux d’assurance (prime annuelle et coûts dépensés en réparation qui ne peuvent être recouvrés d’un fautif).

En tant que syndicat de copropriété, vous êtes confronté à des défis croissants en matière d’assurances et de gestion des sinistres :

• Les hausses de primes ;
• Défi de respecter la loi en déclarant tous les sinistres de l’immeuble, même ceux en deçà de la franchise ;
• Manque de liquidités du syndicat à cause des sinistres pour lesquels il doit avancer l’argent pour réaliser les travaux de reconstruction et se battre ensuite pour tenter de se faire rembourser ;
• La mauvaise habitude des assureurs de refuser d’emblée la faute de leurs assurés et qui force le syndicat à bien documenter son dossier de sinistre pour arriver à le faire débloquer auprès de l’assureur ou de pouvoir le judiciariser advenant que le refus de l’assureur persiste ;
• Les tentatives des assureurs des copropriétaires d’appliquer de la dépréciation élevée dans l’indemnité d’assurance versée au syndicat lorsque leur assuré est fautif ;
• Les erreurs humaines et le manque de vigilance de certains copropriétaires et locataires qui causent des sinistres ;
• Les bâtiments qui prennent de l’âge et les bris de plomberie qui causent des sinistres qui auraient pu être évités par des remplacements préventifs de pièces peu coûteuses ;
• La non-collaboration de certains résidents à faire de l’entretien préventif dans leur condo (climatiseur, échangeur d’air, etc.) qui forcent le syndicat à inclure des entretiens privatifs à son budget en mode “opération d’intérêts communs” afin d’éviter des sinistres.

SolutionCondo et BFL Canada, deux chefs de file reconnus dans leur domaine, vous invitent à un événement exclusif à Québec le jeudi 16 mai 2024 à 18h à l’Hôtel Le Bonne Entente, pour vous partager les solutions qu’ils ont trouvées pour résoudre ces enjeux. 

Cet événement est une occasion unique de rencontrer notre équipe du bureau de Québec, notre présidente, Elise Beauchesne, et l’équipe de BFL Canada.

Par la présentation et les échanges, vous pourrez approfondir votre compréhension de ce sujet qui semble parfois complexe afin de mieux naviguer au travers des pièges qui guettent la résolution de vos sinistres, découvrir moult mesures de prévention que vous pourrez ensuite implanter dans votre syndicat et découvrir un programme d’assurance unique qui offre une multitude d’avantages en sus d’une prime d’assurance compétitive.

Le programme d’assurance BFL/SolutionCondo comprend plusieurs avantages dont :

• Les bénéfices du contrat d’assurance dont le mot à mot et les avenants vous protègent des mauvaises surprises. Tous les contrats d’assurance ne sont pas équivalents sur le marché. Voici quelques items qui différencient la police d’assurance du programme :
  • Une assurance responsabilité civile bonifiée à 30M ;
  • Une assurance responsabilité des administrateurs & dirigeants bonifiée à 20M ;
  • Une assurance juridique offrant le paiement des frais d’avocats de 25K par événement* ;
  • Une assurance contre le terrorisme de 350K* ;
  • Une assurance pollution de 1M ;
  • Le remboursement des frais de gestion lors du règlement d’un sinistre couvert.
• L’expertise des courtiers de BFL de même que le fait que le cabinet offre, sans frais, l’assistance d’un expert en sinistre ayant de nombreuses années d’expérience en indemnisation de sinistre en copropriété (Carol Bérubé) pour aider à la résolution de tous les sinistres, incluant ceux sous la franchise du syndicat et qui ne sera donc pas réclamé sur le contrat d’assurance de l’immeuble ;
• Le pouvoir de négociation auprès des assureurs qu’apporte le portfolio d’immeubles sous gestion de SolutionCondo qui représente aujourd’hui plus de 10 milliards de dollars de valeurs assurables (7,5 millions de primes d’assurance) ;
• La diminution de l’impact sur votre prime si l’industrie de la copropriété va moins bien en général en matière d’assurance-copropriété, car vous êtes regroupé avec d’autres immeubles gérés par une firme de gestion qui prône le bon entretien des immeubles et la prévention des sinistres ;
• Un événement virtuel qui sera tenu périodiquement afin de présenter les résultats du programme d’assurance, en toute transparence, et qui permet de discuter collectivement de prévention des sinistres.

Que vous soyez servi par une firme de gestion, que vous soyez en autogestion ou que vous soyez à la recherche d’un gestionnaire, profitez de ce moment unique pour échanger avec nos experts et poser vos questions.

Inscription

Les places sont limitées, alors inscrivez-vous dès maintenant ! 

🗓️ Date : Jeudi 16 mai 2024 | 18h

📍 Lieu : Hôtel Le Bonne Entente, Québec 
3400 Ch Ste-Foy, Québec, QC G1X 1S6

Scannez le code QR ci-dessous avec votre cellulaire ou cliquez sur ce lien pour vous inscrire directement en ligne.

En résumé
Pourquoi participer ?

1. Découvrez le programme d’assurance BFL / SolutionCondo
2. Apprenez des idées de mesures de prévention pour réduire les risques de sinistre
3. Apprenez comment bien documenter un dossier de sinistre pour augmenter vos chances d’obtenir des indemnités d’assurance
4. Voyez comment nous utilisons UpperBee afin de gérer efficacement vos dossiers de sinistre et mettre en place des mesures de prévention.

En bonus !

En plus de découvrir des solutions concrètes pour protéger votre syndicat et économiser sur vos assurances, nous aurons un kiosque pour vous présenter le logiciel UpperBee que SolutionCondo utilise en gestion.
Grâce au partenariat que ces derniers ont avec le Strøm Spa, ils feront d’ailleurs tirer quelques surprises pour les participants de la soirée afin que certains puissent profiter d’un moment de détente pour se ressourcer dans l’un des spas les plus réputés de Québec (tirage au sort réservé aux participants présents à l’événement.)

Ne manquez pas cet événement, inscrivez-vous dès maintenant ! 

* La limite d’assurance peut être augmentée à la demande de l’assuré.

SolutionCondo poursuit son virage vert. Moins de papier, plus d’impact !

Chez SolutionCondo, nous sommes fiers d’être à l’avant-garde du virage vert dans l’industrie de la gestion immobilière. Notre engagement à réduire notre empreinte environnementale se traduit par des initiatives concrètes qui font une réelle différence. Voici notre prochaine étape.

Depuis plusieurs années, nous avons travaillé en étroite collaboration avec les conseils d’administration et les copropriétaires, et mis en place des solutions pour limiter l’envoi de courrier papier, tout en améliorant l’efficacité de nos communications avec nos clients :

• Adoption d’outils technologiques comme UpperBee pour la communication et la gestion des documents.
• Implantation de règlements permettant la communication électronique avec les copropriétaires pour les communications réglementaires ou officielles comme :
  • Avis de convocation aux assemblées générales
  • Avis de cotisation des charges communes
  • Procès-verbaux des assemblées générales

Ces initiatives ont permis de réduire les envois par courrier régulier d’environ 75 % !

De nouvelles initiatives pour aller encore plus loin

Avec l’avènement des assemblées en mode virtuel et l’utilisation de logiciels comme UpperBee Meeting, nous avons franchi une nouvelle étape dans notre engagement et simplifié nos processus :

• Assemblées virtuelles et utilisation d’UpperBee Meeting : plus besoin d’imprimer des documents pour la tenue des assemblées.
  Historiquement, nous devions minimalement imprimer la liste des présences, des scrutins en cas de vote secret et des copies additionnelles d’avis de convocation à remettre aux copropriétaires qui en faisait la demande.
• Paiements électroniques via UpperBee Pay : Cet ajout permet de limiter le nombre de chèques à imprimer et à poster pour le paiement des fournisseurs.

Malgré ces progrès, nous sommes conscients que la quantité de papier utilisée reste importante.

En 2023, nous avons réalisé 12 000 envois pour un total de 201 500 pages imprimées, ce qui représente une dépense de 20 100 $ en frais postaux (timbres).

Nous reconnaissons l’importance de garantir que certaines communications parviennent à leurs destinataires même par les moyens traditionnels. Toutefois, nous avons examiné attentivement la façon dont nous pourrions les réduire, étant donné que les principaux envois postaux que nous effectuons sont souvent volumineux. Cela se traduit par des coûts plus élevés, car ces envois peuvent contenir un grand nombre de pages, parfois jusqu’à une trentaine, nécessitant ainsi l’utilisation de grandes enveloppes qui entraînent des frais d’affranchissement supplémentaires.

Nous restons sensibles à l’augmentation du coût de la papeterie et des frais postaux qui sont à assumer par nos clients et conséquemment par les copropriétaires au travers de leurs frais de condo.

C’est pourquoi nous avons développé une nouvelle solution innovante pour réduire encore davantage notre consommation de papier.

Le code QR : un accès facile aux documents essentiels

Nous avons repensé nos processus pour garantir que nos communications restent efficaces et accessibles. Avec cette vision à l’esprit, nous avons mis en place l’utilisation de codes QR pour accéder facilement aux documents importants.

Désormais, les documents volumineux comme les avis de convocation, les procès-verbaux et les formulaires génériques seront accessibles en ligne via un code QR.

Cette technologie simple et intuitive permettra aux copropriétaires d’accéder rapidement et facilement aux informations essentielles à partir de leur téléphone intelligent ou de leur tablette.
(Ce code QR sera également accompagné d’un lien web qui mènera directement aux documents en question.)

En plus de cela, nous offrons différentes options de consultation, y compris la possibilité de consulter les informations sur le portail UpperBee du syndicat. Pour ceux qui préfèrent recevoir les documents par courrier, il leur suffira de faire une demande par courriel ou par téléphone.

Cela aura un impact direct sur le nombre de pages consommées et sur le coût des timbres puisque nous pourrons utiliser de plus petites enveloppes dont les coûts d’affranchissement de Postes Canada sont moindres que pour les grandes enveloppes.

Notons que les tarifs actuels de Postes Canada ^[1] sont les suivants :

En résumé, un accès simple et pratique :

• Scannez le code QR avec votre appareil intelligent.
• Accédez aux documents en ligne.
• Consultation possible sur le portail UpperBee du syndicat.
• Option d’envoi par courrier pour les personnes qui le souhaitent.

L’impact environnemental et économique significatif de ce changement

• Réduction du nombre de pages imprimées.
• Diminution des frais de papeterie et de timbres supportés par nos clients.
• Enveloppe plus petite pour les communications essentielles.

Prenons un exemple concret.
Pour un avis de convocation de 20 pages dans un immeuble de 100 condos :

• Méthode traditionnelle : Coût total = 204,75 $
• Méthode avec utilisation des codes QR : Coût total = 40,50 $
• Économie pour un envoi pour la copropriété = 164,25 $

Voici le détail :

Coûts de l’envoi postal :

Ainsi, il y a une économie subséquente en papeterie de 164.25 $ pour la copropriété simplement avec un seul envoi.

Un pas de plus vers un avenir durable

Chez SolutionCondo, nous sommes convaincus que chaque petit geste compte. Notre engagement à réduire notre empreinte environnementale s’inscrit dans une vision globale de développement durable pour l’industrie de la gestion immobilière.

Pour tester et visualiser concrètement ce nouveau mode de communication par code QR, nous vous invitons à scanner le code QR ci-dessous :

Pour en savoir plus sur nos initiatives, restez connectés, en suivant notre page Linkedin ou en vous abonnant à notre Blogue, Le Blogue de la copropriété.

[1] Selon les tarifs affichés sur le site de Postes Canada le 21 février 2024.

Samanta Pilon Langlois
Directrice des opérations