Éviter l’argent comptant et les virements Interac pour limiter les risques de fraude en copropriété

L’argent comptant, bien qu’il soit un mode de paiement efficace, amène des risques plus élevés de détournement des sommes que d’autres modes de paiement. Cela est particulièrement vrai lorsque la réception d’argent comptant est pour le paiement d’items sur lesquels le contrôle est limité (ex. : puces, cartes d’accès, frais pour emménagement ou déménagement, etc.).

En effet, il y a un risque réel que la personne qui reçoit le paiement le garde pour elle-même plutôt que d’enregistrer la transaction de revenu pour le syndicat de copropriété et d’encaisser l’argent en contrepartie de cette vente. Il est bien possible que cela se fasse ‘’ni vu ni connu’’, discrètement.

C’est un petit délit, mais lorsque cela est effectué à répétition, cela peut représenter des sommes importantes qui sont détournées d’un syndicat si le stratagème n’est pas empêché.

C’est un peu le même principe qui s’applique aux virements Interac, car la personne (courriel) qui reçoit le paiement est celle qui détermine dans quel compte bancaire elle encaissera la somme. Elle pourrait tout aussi bien l’encaisser dans son compte personnel si elle le voulait.

 

Encaissement dans les petits syndicats

Évidemment, si vous êtes dans un petit syndicat et que vous vous occupez d’encaisser vous-même les sommes à recevoir découlant des ventes, il n’y a peut-être pas d’enjeu.

Cependant, dans la majorité des cas, les administrateurs de copropriétés sont bénévoles, ce qui signifie que cette tâche est confiée à des personnes dont on connaît peu la moralité ou les problèmes financiers personnels. Ces facteurs pourraient potentiellement les pousser à détourner des fonds du syndicat.

Néanmoins, le nombre de transactions est relativement limité, faisant en sorte que le risque d’enjeu important est également plus limité.

 

Vigilance dans les grands immeubles

Dans les plus gros immeubles, souvent une firme de gestion ou des employés directs du syndicat s’occuperont de la tâche d’encaisser les revenus. Dans ce cas, il est crucial de faire preuve de vigilance, car le volume de transactions est plus élevé. Par conséquent, le risque de fraude (détournement intentionnel des actifs du syndicat) pourrait être plus important.

Toute personne, si elle réalise qu’il serait facile de s’approprier des sommes, sans que personne s’en aperçoive, pourrait être tentée de le faire lorsque des situations personnelles difficiles surviennent, tels des enjeux financiers suivant un divorce, un décès, une maladie dans la famille, etc., et ce, même si la personne n’a “techniquement’’ jamais fraudé par le passé.

 

Limiter les risques de fraude

La meilleure façon d’éviter la fraude est de limiter l’opportunité. 

Il est donc souhaitable d’interdire le paiement en argent et par virement Interac et de communiquer cette politique clairement aux copropriétaires et résidents de votre immeuble (cliquez ici ou sur l’image ci-dessous pour télécharger l’affiche “Interdiction des paiements en argent comptant”).

Paiements argent comptant interdits

Aujourd’hui, il est facile d’offrir plusieurs modes de paiement sécurisés avec des systèmes comptables intégrés comme UpperBee. Il est donc possible d’être conciliant avec les résidents, tout en étant prudent pour limiter les risques de fraude. UpperBee offre entre autres le paiement en prélèvement préautorisé, le paiement bancaire et le paiement par carte de crédit.

Pour les emménagements et déménagements, un processus similaire peut être mis en place.

 

Mettre en place des contrôles de validation

Même si vous avez pour politique d’interdire l’argent comptant et les virements Interac, il n’est pas impossible que vos employés ignorent votre politique et les acceptent quand même. Il est donc important d’effectuer périodiquement un certain nombre de contrôles de validation :

 

Contrôles supplémentaires

Un contrôle simple qui pourrait être mis en place, notamment si vous êtes dans un grand immeuble :

 

En adoptant une politique claire sur les modes de paiement et en mettant en place des contrôles de validation adéquats, vous pouvez minimiser les risques de fraude et protéger les finances de votre copropriété.

» Lire aussi : Simplifiez et sécurisez les paiements de votre copropriété 

 

Elise Beauchesne, CPA, CA, Adm.A
Associée-fondatrice
514-935-6999
[email protected]


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Êtes-vous un bon candidat pour la copropriété?

La copropriété est un milieu de vie qui n’est pas nécessairement adapté à tout le monde. Que vous connaissiez déjà cet environnement ou pas, découvrez quelques informations bonnes à avoir avant de choisir de vivre dans ce type de bâtiment.

 

La copropriété : un milieu de vie basé sur le partage

Tout d’abord, il faut savoir que vivre en copropriété, c’est en réalité vivre en communauté. Cela implique donc que vous partagez des ressources, des lieux comme les espaces communs, une proximité sociale et il y a tout avantage à développer des relations stables et durables entre les membres pour que l’expérience devienne enrichissante. La cohabitation peut être harmonieuse et agréable à condition que ses résidents aient une personnalité adaptée pour ce type de vie.

 

Les qualités à privilégier pour la vie en copropriété

Le respect des règlements

Tout condominium possède une déclaration de copropriété; il s’agit en quelque sorte de votre bible. À l’intérieur de ce document se trouve une série de règlements édictant la façon de se comporter au sein de la copropriété. Il y a également de fortes chances que des règlements additionnels aient été rédigés au fil des années. Vous aurez compris que si vous êtes une personne qui a tendance à suivre les règlements, ce milieu de vie peut vous convenir. Si au contraire, d’ordre général dans votre vie, vous avez de la difficulté avec cet aspect, la multipropriété n’est probablement pas faite pour vous.

Implication

Pour le bon fonctionnement de votre propriété indivise, il est obligatoire de mettre en place un conseil d’administration regroupant généralement trois personnes ou plus selon la taille de l’immeuble. Si vous aimez vous impliquer et donner un peu de votre temps, vous contribuerez certainement au bon fonctionnement du milieu. Certaines copropriétés ont suffisamment de bénévoles pour mettre en place différents comités et ainsi partager la charge du travail; une solution enrichissante!

Discrétion et flexibilité

Pour permettre un environnement agréable, la discrétion est de mise. Le bruit est la principale cause de nuisance en copropriété; il faut rester attentif au volume de vos équipements multimédia, se déplacer d’un pas léger, éviter les claquements de portes et circuler silencieusement dans les corridors.

Parallèlement, la flexibilité est un autre élément essentiel pour conserver une bonne harmonie au sein de la cohabitation. Il faut maîtriser le concept de tolérance et de liberté dans la vie quotidienne. Ce concept est difficile en copropriété considérant que d’une part il ne faut pas nuire à la jouissance d’autrui, mais cette limite est différente pour chacun selon son propre degré de tolérance.

 

Un mauvais candidat?

Certains traits de personnalité ne sont pas adaptés à la copropriété. Je vous présente ici quelques irritants basés sur des plaintes reçues au courant de ma carrière dans la gestion de copropriété.

Ne pas être maître de vos propres décisions

Les décisions sont prises majoritairement par les membres du conseil d’administration et, parfois, par l’ensemble des copropriétaires pour certains projets modifiant les parties communes. Si vous ne vous impliquez pas dans le conseil d’administration, vous n’avez aucun pouvoir décisionnel et vous acceptez que ce soit les administrateurs du syndicat qui prennent toutes les décisions à votre place. Ainsi, si vous ne souhaitez pas vous impliquer et que vous n’aimez pas que les autres décident pour vous, vous risquez de ne pas apprécier vivre en copropriété.

De plus, tout est règlementé. Vous voulez mettre un tapis sur votre balcon pour ajouter un peu de couleur? Vous ne pouvez pas. Vous voulez accrocher des guirlandes lumineuses pour une atmosphère festive? Vous ne pouvez pas. Vous aimez cuisiner sur le BBQ? Certaines copropriétés l’interdisent ou en restreignent l’usage. Vous êtes fumeur? Certaines copropriétés exigent que vous soyez à une certaine distance du bâtiment; vous ne pouvez donc pas fumer sur votre terrasse. Certaines personnes ne se sentent pas chez elles face à ce manque de liberté.

Hypersensibilité

Si vous êtes ultrasensible aux sons ou aux odeurs, la cohabitation n’est pas faite pour vous. Ceci revient au concept de la tolérance qu’il faut avoir pour cohabiter en harmonie avec d’autres personnes.

 

En conclusion

L’univers de la copropriété n’est pas adapté pour tous. Pour que l’expérience soit enrichissante, il faut d’abord avoir un tempérament qui convient à ce type de microcommunauté. Finalement, êtes-vous un bon candidat pour la copropriété?

 

Valérie Vincent
Directrice de projets techniques


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